Informacinės sistemos strateginio planavimo įtaka įgyvendinant įmonės tikslus ir verslo strategiją

ĮVADAS

Tyrime nagrinėjama kokie esminiai veiksniai įtakoja,  siekiant harmonijos tarp IS efektyvaus panaudojimo ir įmonės tikslų bei verslo strategijos įgyvendinimo.

Tyrimo objektas ir problema pasirinkta atsižvelgiant į tai, kad šiuo metu, praėjus informacinių technologijų mados karštligei, „ . com“  investicijų ir bendrovių bumui, vis dažniau kalbama apie racionalų ir efektyvų informacinių technologijų, informacinių sistemų pritaikymą, skiriant mažesnes investicijas. Pastaruoju metu verslo organizacijų IS esmine programinės infrastruktūros dalimi tampa verslo valdymo informacinės sistemos (VVIS (ERP)), kurios gali būti naudojamos visose įmonės vertės kūrimo grandinės dalyse. Šių sistemų platus panaudojimas įmonėms gali suteikti galimybę sustiprinti esamus ir sukurti naujus konkurencinius pranašumus bei užtikrinti didesnę pridėtinę vertę. VVIS kuria ir diegia IT įmonės, kurios  rekomenduoja įvairias diegimo, atsiperkamumo įvertinimo metodikas, tačiau įmonės, kurioms šios sistemos įdiegiamos vis dažniau kalba apie per dideles investicijas, neefektyvų sistemų darbą. Nagrinėjant įvairių IS kūrėjų ir diegėjų diegimo metodikas, galima pastebėti, kad geriausiu atveju bus kalbama apie verslo procesų ir sistemos funkcionalumo integraciją, tačiau neišskiriama strateginio informacinės sistemos planavimo, suderinamumo su įmonės strategija svarba, kuri gali nulemti sistemos ar jos apimties pasirinkimą, investicijų planavimą bei savalaikiškumą.

Tyrime pagrindinis dėmesys skiriamas strateginiam informacinių sistemų planavimui ir šio proceso suderinamumui su verslo strategija, gyvavimo ciklu, kuris šiais laikais tampriai susijęs su informacinių sistemų taikymu. Darbe taip pat pristatoma IS vieta įmonėje, apžvelgiama kitų autorių apibrėžimai, nagrinėjama  informacinės sistemos, valdymo informacinės sistemos, informacinių technologijų klasifikavimo skirtumai. Ši apžvalga įtraukta į darbo aprašymą, siekiant geresnio supratimo tarp skaitytojo ir autoriaus, nes pastebima, kad informacinių technologijų, sistemų tema yra pakankamai nauja, neturinti nusistovėjusių standartų, savo prigimtimi dinamiška ir nuolat besikeičianti, todėl dažnai leidiniuose, knygose įvairiai apibrėžiama ir traktuojama. Šiuos skirtumus ir jų evoliuciją ypatingai galima pastebėti Lietuvoje akademinio sluoksnio autorių išleistoje literatūroje, praktikų straipsniuose ir pranešimuose. Literatūros apžvalgoje ir kitose darbo dalyse didelis dėmesys skiriamas SISP, jo suderinamumui su verslo strategija bei patiems metodams, būdams kaip atlikti šio suderinamumo vertinimą. Darbe taip pat pateikiami požiūriai autorių, kurie kritikuoja SISP, jo naudingumą bei galimas perspektyvas..

Pagrindinis darbo tikslas yra gauti naujos informacijos apie informacinės sistemos strateginio planavimo įtaką įgyvendinant įmonės tikslus ir verslo strategiją bei nustatyti veiksnius, kurie daro esminę įtaką efektyviam informacinės sistemos galimybių išnaudojimui, suderinimui su įmonės tikslais ir strategijos įgyvendinimu.

Veiksnių identifikavimui tirti pasirinktas kokybinių tyrimų metodas – ekspertinis tyrimas. Empirinio tyrimo duomenys buvo surenkami ekspertų apklausos būdu, naudojant   individulius interviu.  Šiam tikslui sudarytas interviu planas, naudojant iš anksto parengtus atvirus klausimus. Apklausoms pasirinkti ir apklausti vadovai iš informacinių technologijų sprendimus diegiančių ir prižiūrinčių įmonių bei įmonių vadovai, kurie yra informacinių sistemų naudotojai arba potencialūs tokių sistemų naudotojai. Pasirenkant informacinių technologijų sprendimų diegėjų atstovus – ekspertus, buvo renkamasi atsižvelgiant į veiklos sritis ir siekiama, kad respondentų imtį sudarytų specialistai iš verslo valdymo sistemų, techninės ir informacinės infrastruktūros priežiūros bei duomenų/informacijos analitikos sprendimų srities. Šis metodas pasirinktas todėl, kad SISP sritis yra pakankamai „nišinė“, su kuria Lietuvoje įmonės yra mažai susipažinę ar taikę savo veikloje, todėl norėjosi tiksliau išsiaiškinti ir išgirsti specialistų vertinimus, kurie gali padėti identifikuoti suderinamumo veiksnius. Šio tyrimo rezultatai gali pasitarnauti ateities tyrimams, kuriuose galima bus įvertinti, išmatuoti nustatytus veiksnius kiekybiniuose tyrimuose.

Darbe yra analizuojama klasikinė strateginio planavimo teorija, kurią sukūrė Lederer ir  Salmela (1996), taip pat darbe plačiau nagrinėjami Luftman (2000) verslo ir IT suderinamumo brandos įvertinimo teorija, Henderson ir Venkatraman (1993) strateginio suderinamumo teorija, bei kitų autorių šiomis temomis atlikti tyrimai ir parengti straipsniai.

Darbe gauti rezultatai parodė, kad SISP procesas labai priklausomas nuo dinaminės aplinkos, kuria pasižymi technologijos bei verslas. SISP procesas susijęs su aplinka ir su įmonės brandos lygiu. Darbe apibendrinta įvairių tyrėjų perspektyvos, kurių pagrindu sudaryta SISP, kaip  pokyčio inicijavimo fazės, struktūra. Tyrimo metu buvo papildyti ankstesnių tyrėjų nustatyti veiksniai stimuliuojantys ar trukdantys SISP procesui bei strateginiam IT/IS ir verslo suderinamumui. Išanalizavus tyrimo metu gautą informaciją bei kitų tyrėjų gautus rezultatus buvo apibendrinta ir parengta suderinamumo brandos veiksnių matrica. Tyrimo metu buvo nustatytos ir suformuluotos kelios hipotezės, kurios gali būti sekančių tyrimų objektas. Gauti tyrimo rezultatai gali tiesiogiai padėti įmonėms planuojant informacines sistemas bei jas įgyvendinant ir atsižvelgti į veiksnius kurie gali sąlygoti arba stabdyti IT/IS ir verslo tikslų suderinamumą. Esminis apribojimas –tyrimo metu nebuvo įvertintas šių veiksnių svoris jų įtakos intensyvumas SISP bei IT/IS ir verslo suderinamumui.

Pagrindiniai sunkumai  buvo susiję su tyrimo pradžioje nustatytomis rizikomis :

• pakankamai sunku surasti rinkoje respondentus, žinančius nagrinėjamą temą, nors kartais ir pavyko išgirsti, kad tai yra respondentui žinoma, tačiau pokalbio metu paaiškėdavo, kad respondentas neturi pakankamų žinių ir kompetencijų strateginio informacinių sistemų planavimo srityje bei nėra susipažinęs ir su pagrindiniais verslo analizavimo instrumentais, tokiais kaip vertės grandinės analizė ar kita;
• kitas sunkumas – naujausios informacijos apie kitų autorių tyrimus  gavimas. Nors Interneto tinkle, kituose šaltiniuose ir galima surasti tokių tyrimų pristatymus, tačiau informacijos gavimas yra mokamas ir labai brangus. Tai trukdė įvertinti naujausias tendencijas ir požiūrius bei buvo vienas iš esminių darbo apribojimų ir trūkumų.

Nors minėti sunkumai yra pakankamai svarbūs, tačiau jie iš esmės nesutrukdė atlikti tiriamojo darbo ir pasiekti užsibrėžtus tikslus.

PRAKTINĖ INTERPRETACIJA VADOVAMS

Informacinės sistemos vis daugiau yra svarbios verslo pasauliui. Didelės, mažos, pradedančios ar brandžios verslo organizacijos veikla dažnai nėra įsivaizduojama be IS/IT sprendimų. Konkurenciniai pranašumai, efektyvi vadyba, greita reakcija į klientų poreikius, bei konkurentinius iššūkius – tai daigelio įmonių lūkesčiai iš IS/IT sprendimų. Ar galime pasakyti, kad  šie lūkesčiai taps daugeliui neišsipildžiusiomis svajonėmis ar iššvaistytais išteklias ir naujų lūkesčių  pradžia? Kaip apsisaugoti nuo „amžino“ diegimo sistemų ir ar yra sprendimo receptas?

Standartiškai, galima atsakyti – receptų nėra, kiekvienas atvejis unikalus, reikia nagrinėti, aiškintis ir ieškoti tinkamiausio sprendimo Jums. Išgirdus tokius pamastymus ir atsakymus, norisi eilinį kartą išsakyti – mes tai jau girdėjome.

Informacinės sistemos „atsiradimas“ įmonėje iš tiesų yra sudėtingas ir reikalaujantis daug kompetencijų ir profesionalumo, tačiau į tai galima pasižiūrėti ir iš kitos pusės kaip į  sudėtingą įrengimų, technologijų, darbo tvarkų ir formų organizavimą. Daugeliui gamybinių įmonių vadovų nekiltų mintis pirkti naują įrengimą gamybai, kuris nesuteiktų geresnių saugumo, ekologiškumo, našumo ar kitų ekonomiškai ir finansiškai įvertinamų rodiklių, tuo tarpu IS perkama tikint, kad diegėjo menas kalbėti yra adekvatus sistemos funkcionalumui ir jos naudingumui, neiškeliant klausimo, ar šis „rūbas“ mums yra iš esmės tinkamas ir kaip jį pasimatuoti prieš perkant.

Informacinių sistemų strateginis planavimas iš esmės gali padėti daliai įmonių rasti atsakymus dėl IS tinkamumo ir užsitikrinti jos įdiegimo bei įsisavinimo tęstinumą. Ar galima teigti,  kad SISP tinkamas visiems gyvenimo atvejams ir visuomet tai bus išeitis užsitikrinant IS/IT suderinamumą su verslo lūkesčiais ir strategija? Pirmiausia turime suprasti, kad SISP tai pradžia IS „atsiradimo“ įmonėje, tačiau tai yra ir nuolatinis jos peržiūrėjimas ir koregavimas, tai kryptis, kuri keičiama atižvelgiant į aplinką bei vidinius išteklius. SISP įmonėms gali padėti, tačiau reikia atsižvelgti  į joms tinkamą SISP apimtį, formą ir turinį bei supančią aplinką.  SISP aplinka yra labai svarbus aspektas, kurioje didelį vaidmenį vaidina grupių interaktyvumas, žinių valdymas, organizacinis mokymasis, pokyčių valdymas.

Informacinių sistemų planavimas remiasi vartotojų poreikiais, tuo tarpu SISP pagrindas yra verslo strategija ir tikslai.

McBride (1998) rekomenduodamas dinaminį SISP požiūrį pateikia SISP apibrėžimą, kuris kaip galima pastebėti papildo klasikinį SISP požiūrį ir bene geriausiai atspindi ir šio tyrimo metu padarytas išvadas. SISP yra nuolatinė kompiuterinių technologijų, pritaikymų ir valdymo struktūros apžvalga, užtikrinanti, kad organizacijos esami ir siekiami informacijos ir procesų poreikiai yra pasiekiami tokiu būdu, kuris suteikia priimtiną investicijų grąžą, yra jautrus organizacijos dinaminei politikai ir kultūrai bei suderintas su sociologine aplinka, kurioje organizacija egzistuoja.

SISP iš esmės yra pokyčio inicijavimo fazė, kurios struktūra remiasi:

1.   Orientacijos kryptimi pagal poreikio apimtį:

• techninė problema;
• verslo lygmens problema;
• konkurencinė problema;
• organizacinė problema.

Kiekvienu atveju atitinkamame lygmenyje turime skirtingus tikslus, metodus, reikalaujamas žinias ir kompetencijas bei galime orientuotis pagal sprendžiamos problemos apimtį

2.   Pokyčio pločiu:

• organizacinė analizė;
• strategijos perkėlimas į reikalavimus;
• loginis sistemos projektavimas;
• sistemos įdiegimas.

Iš esmės apibrėžiame apimtį, kiek plačiai nagrinėsime mums rūpimą klausimą.

3.   Pokyčio gyliu:

• metodologija, metodai;
• technika;
• priemonėmis.

Pasirenkame įrankius, kurie gali būti panaudoti reikiamai apimčiai. Šios priemonės, technikos ir metodologijos reikalingos paversti organizacijos verslo modelį į informacinės sistemos architektūros reikalavimus.

4.   Pokyčio procesais:

• strateginio supratimo – iškeliamas strateginio formulavimo poreikio supratimas;
• situacijos analizės – identifikuojama esama verslo ir IT būklė, surandant  problemas ir galimybes;
• strategijos koncepcijos – identifikuojamos ateities perspektyvos galimiems konkurenciniams pranašumams;
• strategijos formulavimo – scenarijų analizė;
• strategijos įgyvendinimo plano – parengiama strategijos įgyvendinimo planas.

5.   Įmonės brandos lygiu:

• inicijavimo/pradinio proceso lygis;
• įsipareigojimo proceso lygis;
• nusistovėjusio sufokusuoto proceso lygis;
• pagerinto/valdomo proceso lygis;
• optimalaus proceso lygis.

Atitinka brandos lygį, parodant įmonei kokioje fazėje ji yra ir kaip gali sustiprinti IT/IS ir verslo harmoniją, valdydama esminius įgalinančius ir trukdančius veiksnius.

6.   Integracijos lygiu:

• atskirtas planavimas su administracine integracija – silpnas tarpusavio ryšys tarp verslo strategijos ir IT/IS strategijos, nedideli bandymai IT/IS panaudoti palaikyti verslo planus;
• vienos krypties planavimas su nuoseklia integracija – verslo strategija nurodo IT/IS strategijai kryptį, IT/IS sufokusuota palaikyti verslo strategiją;
• dviejų krypčių planavimas su abipuse integracija – verslo strategija ir IT/IS strategija abipusiai priklausomos, IT/IS palaiko ir įtakoja verslo strategiją;
• integruotas planavimas su visiška integracija – nedaug skirtingumų tarp verslo strategijos ir IT/IS strategijos, verslo ir IT/IS strategija sukuriama veikiant kartu  tame pačiame integruotame planavimo procese.

Ši struktūra atspindi keleto autorių skirtingas perspektyvas, kurias galima apibendrinti ir tokiu būdu gauti SISP žemėlapį, kuris įgauna praktinę paskirtį. Praktiniame SISP taikyme didelį vaidmenį vaidina verslo modeliai, leidžiantys įvertinti ir išmatuoti IS/IT sprendimo tinkamumą, naudą bei atsipirkimą. Rekomenduojama naudoti gerai žinomus vertės grandinės, vertės centro, penkių jėgų, kritinių sėkmės veiksnių ir kitus strateginius, marketingo bei bendruosius verslo vertinimo modelius.  IS pokyčių lygis organizacijoje turi atitikti organizacijos pokyčius su mažiausiu atotrūkiu. Organizacijų, kurių tikslas aiškus konkretus pokytis, SISP turi padėti konkrečiu vienu atsaku ir technologiniu pritaikymu. Organizacijose kuriose pokyčiai yra dažni, bet nenuolatiniai, SISP turėtų apibrėžti kryptis, tvarkas tačiau ne konkrečius pritaikymus. Organizacijose , kurios yra stabilios ir turinčios mažai  pokyčių SISP gali pasitarnauti ilgalaikės perspektyvos planavimui.

Organizuojant ir vykdant SISP bei IS/IT įgyvendinimo procesus yra svarbu atkreipti dėmesį į veiksnius, kurie įtakoja harmoniją tarp IT/IS efektyvaus panaudojimo ir įmonės verslo strategijos įgyvendinimo.

1 lentelė. Suderinamumo veiksnių matrica

Atsižvelgiant į įvairių autorių pateiktas SISP pozityvias ir ribotumo pastabas bei tyrimo metu gautus rezultatus, galima daryti prielaidą, kad SISP yra aktualus ir gali pasitarnauti IT/IS ir verslo suderinamumui, tačiau reikia atkreipti dėmesį į SISP struktūrą, o rezultatai turi būti pritaikomi. Strateginis procesas turėtų aiškiai atspindėti politinius ir kultūrinius poreikius. Skirtumas tarp strateginių ir taktinių sprendimų gali būti minimalus, ir SISP neturėtų būti fiksuotas, o peržiūrimas ir adaptuojamas priklausomai nuo išteklių ir aplinkos, priimant ilgalaikės perspektyvos korekcijas bei įgyvendinat reikiamus taktinius veiksmus.