Versle gana dažnai būna dienų, kai laikas bėga nutrūktgalvišku greičiu, atrodo nieko nesuspėjame, užsiimame „gaisrų gesinimu“ ir neprieiname prie svarbiausių, vertę kuriančių darbų. Pradėti svarbius darbus nėra lengva. Dažnai jiems pradėti reikia tikslios informacijos apie esamą situaciją įmonėje, apie projektus bei komandą. Šios informacijos dažnai neturime arba ji būna išsibarsčiusi skirtingose sistemose ir pateikta skirtingu formatu. Sujungti informaciją pasidaro sudėtinga ir vėl grįžtame prie lengvesnių „gaisrų gesinimų“.
Šiuolaikinės projektų valdymo sistemos darosi vis prieinamesnės, suprantamesnės ir turinčios daugiau naudingų funkcijų visiems komandos nariams. Sistemos tampa lankstesnės ir sujungia daugybę funkcijų į vieną paketą, tai reiškia, kad vienoje sistemoje galite fiksuoti visą savo įmonės informaciją, nuo potencialaus pardavimo iki sąskaitos išrašymo. Turėdami tokią informaciją galite spręsti svarbius įmonės klausimus ir sutelkti dėmesį į didžiausią vertę kuriančius darbus.
1. Kokiais darbais užsiima mano komanda?
Dažna įmonė nefiksuoja darbuotojų užimtumo, vadovui nėra aišku kiek tiksliai laiko darbuotojas praleido prie tam tikros užduoties ar projekto. Tokia praktika gali privesti prie daugybės problemų. Komandos nariai gali gauti nevienodą darbo apkrovą, neaišku kas persidirba, o kam būtų galima duoti papildomų darbų. Taip pat sunkiau įvertinti projektų kainą kai sugaištas laikas yra vertinamas apytiksliai. Ilgainiui šie netikslumai gali neigiamai paveikti įmonę. Darbuotojų moralė gali smukti, o įmonė gali prarasti potencialias pajamas, neišnaudodama neapkrautų darbuotojų ar netiksliai apskaičiuodama išdirbtą laiką kliento naudai.
Projektų valdymo sistemos padeda įmonėms vesti darbuotojų laiko apskaitą. Kiekvienas darbuotojas gali lengvai planuoti užduotis, fiksuoti išdirbtą laiką ir priskirti šią informaciją prie vidinių arba išorinių projektų. Visų planuojamų užduočių ir fiksuoto darbo informacija yra lengvai prieinama vadovui bei asmeniui, kuris išrašinėja sąskaitas klientams. Tokiu būdu vadovas gali matyti darbuotojų apkrovimą, efektyviai išnaudoti jų užimtumą bei tinkamai apmokestinti klientą.
2. Kurie darbai yra svarbiausi?
Mes visi kartais užsiimame neprioritetiniais darbais. Galbūt tas darbas mums labiau patinka, galbūt galvojame, kad darbą galime padaryti greitai ir pereiti prie svarbesnių darbų, o galbūt pamiršome apie mūsų laukiantį svarbesnį darbą.
Projektų valdymo sistemos šį klausimą sprendžia labai paprastai. Suplanuotiems darbams galime priskirti svarbumo lygį bei atlikimo datą, tokiu būdu vienoje vietoje matome prioriteto tvarka išdėstytus darbus ir galime būti tikri, kad užsiimsime tik svarbiausiais darbais.
3. Kiek turime pardavimų galimybių ir kiek pardavimų galime tikėtis?
Ne paslaptis, kad suvaldyti visus pardavimus nėra lengva užduotis. Pardavimų galimybės gali atkeliauti per skirtingus kanalus ir jas užfiksuoti gali skirtingi Jūsų įmonės darbuotojai. Tokioje daugybėje kintamųjų potencialūs pardavimai gali pasimesti ir kainuoti Jūsų įmonei pinigus.
Naudodami šiuolaikines projektų valdymo sistemas galite sutartu būdu fiksuoti visas pardavimo galimybes vienoje vietoje. Visoms pardavimo galimybėms priskirti darbuotojus, planuoti užduotis bei jas priskirti tam tikram pardavimo etapui. Pardavimų vaizde taip pat galite matyti bendrą potencialių pardavimų vertę ir pardavimus skirstyti pagal svarbą.
4. Ar visi projektai vykdomi pagal sutartą grafiką?
Įmonėse, kuriose vykdoma daugybė projektų dažnai iškyla problemos juos sekant ir valdant. Dirbant su keliais skirtingais projektais vienu metu didėja grėsmė, kad kai kurie projektai ar užduotys gali užsimiršti, o įmonė prarasti pinigus bei gerą reputaciją.
Projektų valdymo sistemose vis dažniau atsiranda galimybė matyti visą projektų valdymo portfelį. Tokiose sistemose vienoje vietoje galite matyti visus projektus, jų artėjančius terminus bei greitai imtis veiksmų, kurti užduotis ar efektyviau skirstyti resursus.
5. Kurie klientai yra svarbiausi?
Garsusis pasakymas Klientas visada teisus daugumai įmonių nebegalioja. Kuo toliau, tuo labiau įmonės supranta, kad visi klientai turi skirtingą vertę ir dauguma pradeda naudoti Pareto principą investuojant laiką į klientus. Pareto principas teigia, kad 20 % pastangų duoda 80 % rezultatų, o likę 80 % pastangų – tik 20 % rezultatų. Pritaikant šį principą savo klientams įmonės išskiria svarbiausius 20% klientų, kurie yra atsakingi už 80% pajamų, o likę 80% yra atsakingi tik už 20% pajamų. Tačiau tiksliai išskirti šiuos klientus gali būti sudėtinga, klientas su kuriuo daug dirbate nebūtinai reiškia, kad jis yra vertingiausias, galite investuoti 40 valandų darbui su klientu, bet išrašyti sąskaitą tik už 20.
Projektų valdymo sistemos šį klausimą sprendžia pasitelkdamos analizės įrankius. Naudodamos šiuos įrankius įmonės gali aiškiai matyti visus savo klientus, įvertinti juos pagal išdirbtą laiką bei pagal tai kiek laiko buvo apmokestinta, kiek laiko buvo nurašyta vidiniams darbams ar darbams klientą laimėti.
Jeigu Jūsų įmonė valdo daugybė projektų ir Jums reikia įrankio, kuris padėtų atsakyti į vieną ar kelis anksčiau minėtus klausimus, kviečiame išbandyti WiseTeam – lankstų projektų valdymo sprendimą.
