Dokumentų valdymas: į pagalbą administratoriams

Daugelis administratorių neturi priemonių sistemiškai saugoti dokumentus elektronine forma. Kai į įmonę patenka naujas dokumentas, administratorė padaro jo kopiją ir perduoda susipažinti darbuotojams, kuriems šis dokumentas aktualus. Tai iš administratorės reikalauja nemažai darbo laiko.

Sėkmingam dokumentų srautų judėjimui ir kontrolei užtikrinti padeda dokumentų valdymo ir administravimo sistema „B-NET Documents“. Daugeliui administratorių ypač aktualu turėti tvarkingus archyvus, ieškomą dokumentą surasti negaištant laiko. „B-NET Documents“ sistemoje galima aprašyti dokumento buvimo vietą archyve ir susieti dokumentus tarpusavyje: sutartys, jų pratęsimai, pretenzijos. Taigi palengvėja sistemingai sutvarkytų dokumentų paieška, valdymas, pagerėja išsaugojimo kokybė, sutaupoma daug brangaus laiko. Yra galimybė papildyti sistemą užduočių valdymo moduliu, kuris leistų elektroniniu būdu siųsti dokumentus darbuotojams susipažinti ir vykdyti.

• dokumentų modulis, skirtas dokumentų srautams valdyti. Dokumentai į kategorijas skirstomi pagal prasmę ir prieigas, kuriose kiekvienai atskirai priskiriami vartotojai, galintys naudotis tos kategorijos dokumentais. Taip pat dokumentai klasifikuojami pagal tipus. Dokumentus apibūdina įvairūs rekvizitai: dokumento data, numeris, galiojimo data ir t. t. Naudojantis moduliu galima stebėti, kokiame įmonės skyriuje ir segtuve yra dokumentas, matyti jo keitimo ir judėjimo istoriją. Taip pat galima greitai ir efektyviai surasti dokumentus.
• kontaktų modulis, skirtas kontaktiniams duomenims apie įmones ir asmenis kaupti. Saugoma kontaktinė informacija padeda susieti klientą su dokumentu, kliento kortelėje galima matyti visus susijusius dokumentus: sutartis, pasiūlymus, gautas pretenzijas ir kita.
• skelbimų modulis, skirtas aktualioms naujienoms ir įvairiai informacijai įmonės darbuotojams publikuoti.

„B-NET“ – tai įmonės vidinių procesų valdymo sistema, padedanti efektyviai administruoti įmonės darbą. Šioje sistemoje atsispindi darbuotojų komunikacija, įmonės viduje ir išorėje cirkuliuojantys dokumentai, todėl sistema yra rimtas pagalbininkas norint, kad įmonė sėkmingai dirbtų. Tai tarsi įmonės darbo dienos veidrodis. Vartotojas, prisijungęs prie sistemos per intranetą (įmonės vidinę sistemą) ar internetą, gali matyti, kas tą dieną vyko įmonėje, t. y. kokie dokumentai buvo gauti, kokie buvo naujai kuriami, kokie pokyčiai vyko įmonėje. 

Naudodamasis „B-NET“ sistema, darbuotojas įmonės veikloje gali dalyvauti nebūtinai sėdėdamas nuolatinėje darbo vietoje – prie sistemos per internetą galima prisijungti bet kur ir bet kada.

Kiekviena įmonė sistemą gali pritaikyti prie savo poreikių: susikurti tik įmonei būdingas dokumentų kategorijas, reguliuoti dokumentų srautų judėjimą, vartotojų prieinamumą prie jų. 

Šiuo metu siūlomos kelios organizacijos valdymo sistemos. „B-NET Documents“ sistema skirta įmonės dokumentų srautams valdyti. Ji gali būti papildyta užduočių valdymo moduliu ir išplėsta į „B-NET Office“ sistemą, kuri apims duomenų (dokumentų, kontaktų) kaupimą ir sisteminimą, tarpusavio užduočių srautų valdymą. Šią sistemą galima išplėsti į „B-NET CRM“ – ryšių su klientais valdymo sistemą ir / ar „B-NET Projects“ – projektų valdymo sistemą. Taip pat į sistemą galima integruoti darbuotojų darbo grafikų ir tabelių pildymo modulį. 

Kiekviena įmonė, pasirinkusi vieną iš minėtų organizacijos valdymo sistemų pagal savo poreikius, turės galimybę operatyviai reaguoti ir priimti efektyvius sprendimus bei padidinti savo konkurencingumą. Sistemoje neribojamas vartotojų skaičius, pagal klientų poreikius sistemas galima papildyti.