Versle, kaip ir gyvenime, nieko nėra pastovaus, nuolat viskas keičiasi. Pokyčiai vyksta tiek įmonės viduje, tiek išorėje. Kinta konkurencinė situacija, ekonominė ir teisinė aplinka; įmonės kuria ir įgyvendina naujus verslo planus. Informacinės sistemos yra neatskiriama bet kurios įmonės infrastruktūros dalis, užtikrinanti operacinę veiklą. Pagrindinės priežastys, kurios verčia įmones keisti informacines sistemas, yra:
1. Pasenusi arba nepalaikoma sistema. Netobulinama ir nevystoma informacinė sistema pasensta per 3-5 metus. Sistema neturi funkcinių savybių, kurių reikia šiandienos verslui, o pasenusios technologijos riboja sistemos integraciją su išorinėmis e-paslaugomis. Informacinės technologijos tampa stabdžiu, ribojančiu veiklos galimybes. Paprastai išauga sistemos aptarnavimo kaštai, nes verslo procesuose atsiranda daugiau rankinio darbo. Taip gali atsitikti dėl dviejų priežasčių. Pirma, sistemos netobulina jos gamintojas (bankrutavo arba nebevysto produkto). Antra, įmonė neatnaujina sistemos pagal gamintojo rekomendacijas (neįsigijo palaikymo paslaugos arba ja nesinaudoja). Patarimas: prieš įsigydami sistemą įvertinkite sistemos gamintojo finansinį pajėgumą, sistemos palaikymo politiką ir vystymo planus. O įsigiję naudokitės palaikymo paslauga ir periodiškai atnaujinkite sistemą.
2. Verslo plėtra. Intensyvi verslo plėtra, steigiant ar įsigyjant naujas įmones, plečiant produktų ir paslaugų spektrą, žengiant į naujas rinkas, yra vienas svarbiausių veiksnių, verčiančių ar skatinančių įmones pakeisti esamas sistemas. Informacinei sistemai keliami nauji veiklos reikalavimai, kurie nebuvo reikšmingi ją įsigyjant. Jei sistema neturi funkcinės ir organizacinės plėtros galimybių, lieka vienintelė išeitis – ją keisti. Funkcinės plėtros galimybės leidžia diegti naujus modulius, parengti naujas atskaitas, registruoti papildomus sistemoje nenumatytus duomenis, integruoti su kitomis informacinėmis sistemomis. Organizacinės plėtros galimybės leidžia platinti sukurtą informacinį sprendimą bendrovės viduje, pavyzdžiui, įsteigus naują dukterinę įmonę. Patarimas: prieš įsigydami sistemą įvertinkite galimus įmonės verslo plėtros scenarijus, informacinės sistemos galimybes juos palaikyti.
3. Paslaugų konsolidavimas. Šiame kontekste paslaugos konsolidavimas suprantamas kaip bet kokia organizacijos veikla, kurią planuojama teikti viename organizaciniame padalinyje (ar įmonėje), atitinkamai paslaugą panaikinant kituose padaliniuose (įmonėse). Pavyzdžiui, įmonių grupėje įsteigiama atskira įmonė, kuri kitoms grupės įmonėms teikia transporto paslaugas (vidinė paslauga) arba pardavimo klientams paslaugas (išorinė paslauga). Paslaugų konsolidavimas reiškia esminę įmonės reorganizaciją, kuri keičia įmonės veiklos procesus, lydinčius dokumentus bei ataskaitas, bei tam tikrais atvejais – apskaitą. Informacinėje sistemoje turi būti galimybė apibrėžti naują įmonės ar įmonės grupės organizacinę struktūrą bei bendruosius duomenis (“shared data”). Pavyzdžiui, atsargų nomenklatūros registras turi būti bendras visoms įmonės grupėms, tačiau taip pat leisti apibrėžti individualias atsargų valdymo charakteristikas konkrečioje įmonėje ar atskirame sandėlyje. Patarimas: prieš įsigydami sistemą įvertinkite sistemos organizacinės struktūros bei bendrųjų duomenų konfigūravimo galimybes.
4. Procesų standartizavimas. Procesų standartizavimas – tai įmonės veiklos procesų suvienodinimas, siekiant ekonominio efektyvumo ir geresnės komunikacijos. Pavyzdžiui, keli įmonės filialai vykdo tą pačią veiklą skirtinguose regionuose ir dėl istoriškai susiklosčiusių aplinkybių tai atlieka skirtingais būdais. Tokia situacija dažnai susidaro dėl intensyvios verslo plėtros, įsigyjant konkurentus. Naujos, bendros informacinės sistemos diegimas neišvengiamai suvienodina ir tokiu būdu standartizuoja įmonės veiklos procesus. Patarimas: planuojant veiklos optimizavimą įvertinti informacinių technologijų vaidmenį ir numatyti atitinkamas priemones bei lėšas.
5. Nauji standartai ir reikalavimai. Pasikeitė apskaitos standartai, kurais vadovaujasi įmonė, arba teisiniai aktai, reglamentuojantys įmonės veiklą. Galbūt įmonė nori pritraukti papildomų lėšų ir kotiruotis biržoje, kurioje reikia laikytis atitinkamų atskaitomybės taisyklių. Didėja reikalavimai duomenų apsaugai ir veiklos skaidrumui. Informacinė sistema tampa esminiu įrankiu, kuris gali padėti arba trukdyti įgyvendinti šiuos uždavinius. Patarimas: prieš įsigydami sistemą įvertinkite informacinės sistemos galimybes palaikyti įvairius apskaitos standartus ir veiklos modelius, atsižvelgiant į galimus įmonės vystymo planus.
Deja, versle neįmanoma visko numatyti iš anksto, be to, ir pačios informacinės sistemos nėra amžinos. Kas 6-8 metus, o ateityje, tikėtina – dar dažniau, įmonės turi iš esmės atnaujinti savo IT infrastruktūrą. Svarbiausia pasirinkti tinkamą momentą ir įsigyti sistemą, atsižvelgiant į ilgalaikius verslo planus.
