Personalo valdymas yra viena iš sudėtinių verslo valdymo dalių. Personalas kuria įmonės vertę, todėl pernelyg brangiai kainuoja nekreipti dėmesio į šią įmonės veiklos sritį. Žinoma, yra vienas „bet“. Itin svarbu pasirinkti tinkamas priemones. Tačiau laiku priėmus teisingą sprendimą lieka vienintelis kelias – stebėti efektyvumo didėjimą.
Optimizuojami kaštai
Personalo valdymo programos tikslas yra didinti įmonės efektyvumą. Pirmiausia sumažėja personalo valdymo kaštai, nes optimizuojami skaičiavimai, todėl žmogiškųjų išteklių poreikis vykdant apskaitą minimalus, o sprendimai tobuli. Negalima pamiršti, kad ne tik sumažėja kaštai, bet ir didinamas įmonės efektyvumas. Efektyvumas didėja, nes personalo valdymo programa informuoja vartotoją apie darbo grafiko ir biudžeto, darbo sutarties ar kitų taisyklių neatitikimus. Parengiamas darbo tvarkaraštis, kuriuo užtikrinami mažiausi darbuotojų kaštai bei reikiamos kvalifikacijos personalas reikiamu momentu. Vieno mygtuko paspaudimu pateikiami tikslūs realiai dirbto laiko apskaitos žiniaraščiai, darbo užmokesčio ataskaitos, kurias galima spausdinti ar eksportuoti į kitas sistemas, pavyzdžiui, darbo užmokesčio programas.
Kokias problemas išsprendžia tinkamas personalo valdymas?
Pav. 1. Personalo valdymo programos sudarytas grafikas
Dažna įmonė susiduria su problema, kai būtina jog tam tikru metu dirbtų reikiamą kvalifikaciją ar įgūdžius turintis asmuo, tačiau negalima viršyti reglamentuojamo maksimalus darbo valandų skaičius, pažeisti darbo ir poilsio rėžimo ir kt. Su kiekvienu darbuotoju įmonė pasirašo individualias darbo sutartis, kurių reikia laikytis sudarant darbo grafikus. Būtina nepamiršti šalies įstatymų, todėl viršvalandžiai ar darbas švenčių dienomis gali lemti padidėjusius įmonės kaštus darbuotojų atlyginimams. Kyla klausimas, kaip užtikrinti reikiamos kvalifikacijos personalo darbą išvengiant nereikalingų kaštų. Atsakingai parinkta personalo valdymo programa apskaičiuoja visas smulkmenas, todėl įmonė gali minimizuoti kaštus ir žinoti, kad visada dirbs tik tinkamą kvalifikaciją turintis personalas. Personalo valdymo programa atsižvelgia į visas valstybės bei sistemos administratoriaus (įmonės) apibrėžtas taisykles ir pateikia optimaliausią sprendimą. Tinkamas personalo valdymas užtikrina geresnį rezultatą mažesniais kaštais. Ir visa tai įvyksta per kelias sekundes!
Kaip veikia personalo valdymo programa?
1. Sukuriama darbuotojų duomenų bazė. Įvedami asmens duomenys, darbo sutarties sąlygos. Visi duomenys apie darbuotoją yra vienoje vietoje, todėl sistemą patogu naudoti ir kaip darbuotojų duomenų bazę.
2. Parengiamas darbo grafikas. Vykdoma darbuotojų paieška pagal reikiamus įgūdžius, išsilavinimą, kvalifikaciją ir kt. Vartotojas parenka įgūdžius, kurie reikalingi, sistema atlieka paiešką darbuotojų duomenų bazėje. Išanalizuojamos darbo sutarties sąlygos ir pateikiamas tinkamų darbuotojų sąrašas. Per kelias sekundes keleto mygtukų paspaudimu sudaromas optimalus darbuotojų darbo grafikas, grafiškai vaizduojamas personalo paskirstymas skirtinguose departamentuose. Didesnėje įmonėje pasiekti tokį rezultatą rankiniu būdu praktiškai neįmanoma, o personalo valdymo sistema visa tai atlieka per kelias sekundes.
3. Sistema surenka darbo laiko registracijos duomenis. Darbuotojai registruojasi atvykę į darbo vietą ir išvykdami iš jos SMS, mobiliuoju telefonu, naudodami terminalus, iš bet kokio kompiuterio ar kito prietaiso, turinčio interneto prieigą. Taip sistema surenka duomenis, kada darbuotojas pradėjo darbą bei baigė dirbti, fiksuojamos poilsio pertraukos. Suskaičiuojamas realiai dirbtas laikas, kontroliuojams darbo ir poilsio rėžimas bei automatiškai pateikiami skaičiavimai darbo užmokesčio programoms.
4. Sistema pateikia detalią ataskaitą. Naudotojas parenka kriterijus, pagal kuriuos nori matyti ataskaitą. Sistema automatiškai suformuoja ataskaitą, kurią galima eksportuoti į kitas sistemas, išsaugoti arba spausdinti.
5. Visi duomenys lengvai eksportuojami į darbo užmokesčio ir kitas sistemas.
Darbo grafikų sudarymas
Viena iš esminių personalo valdymo programų savybių yra darbo grafikų sudarymas. Tinkamai parinkta programinė įranga padeda sudaryti darbo grafikus per kelias minutes. Kriterijai, į kuriuos atsižvelgiama sudarant darbo grafiką:
1. Įstatymai
2. Sistemos administratoriaus apibrėžtos taisyklės
3. Biudžetas
5. Darbuotojų kvalifikacijos poreikis
6. Darbuotojų kvalifikacija
7. Darbo sutartys
Sistemos administratorius nurodo biudžetą, įgūdžius bei kvalifikaciją, kuri būtina tam tikromis dienomis. Sistema, atsižvelgdama į aukščiau minėtus darbo grafiko sudarymo kriterijus ir duomenų bazėje esančią informaciją, atlieka skaičiavimus bei nurodo administratoriaus parinkto darbo grafiko trūkumus. Personalo valdymo programa atlieka daugybe sudėtingų skaičiavimų. Jei administratoriaus parinktas grafikas neatitinka įmonės biudžeto, darbo sutarties ar kitų kriterijų, programa įspėja apie neatitikimus, tačiau administratorius visada turi teisę neatsižvelgti į sistemos siūlymus ir pasirinkti savo sprendimą.
Informacijos valdymo terminalai
Darbo laiko registravimas skirtas palengvinti personalo valdymo procesus įmonėje, todėl viskas kuriama darbuotojų ir įmonės patogumui. Darbo laiko registravimas įgalina skaidrų lankstaus darbo grafiko taikymą įmonėje, darbą namuose ar geografiškai nutolusioje darbo vietoje.
Galimi šie darbo laiko registravimo būdai:
1. SMS
2. Terminalai
3. Registracija internetu
4. Aplikacijos mobiliesiems telefonams
Darbo laiko registravimas yra tik viena iš funkcijų. Naudojantis šiais terminalais darbuotojai gali peržiūrėti savo darbo tvarkaraštį, gauti asmeninius ar visiems įmonės, departamento darbuotojams skirtus pranešimus, peržiūrėti jiems skirtas užduotis, registruoti užduoties atlikimo progresą, stebėti savo „laiko banką“, atlikti kitus veiksmus. Nėra didelio skirtumo, kuri priemonė bus pasirinkta, darbuotojai galės valdyti tą pačią informaciją. Egzistuoja viena centralizuota duomenų bazė, todėl visiškai nesvarbu, kokiu būdu, kuriuo metu ar iš kurios pasaulio vietos ši duomenų bazė bus pasiekiama. Tai reiškia, kad viena duomenų bazė gali būti naudojama personalo valdymui skirtinguose įmonės padaliniuose, kurie gali būti net skirtingose šalyse.
Informacijos valdymo sprendimo pasirinkimas priklauso nuo įmonės poreikių ir to, kas patogu darbuotojui.
Kiek kainuoja geras personalo valdymo sprendimas?
Personalo valdymo sprendimo kainos įvertinimo procese nederėtų pasiduoti pirmajam įspūdžiui. Vertinant kainą reikia atsižvelgti į sistemos efektyvumą, kuris bus sukurta personalo valdymo sistemos. Greičiausiai efektyvumas bus didesnis už kainą, todėl galutiniame rezultate Jūs laimėsite.
1. 
2. Nauda* = prognozuojamas laiko sutaupymas + prognozuojami darbo kaštų sumažėjimai (neteisingi apmokėjimai) + Prognozuojamas sutaupymas naudojant geresnį planavimą + papildomų funkcijų nauda.
3.
! Nepamirškite įtraukti tokių kaštų kaip investicijos į kompiuterinę įrangą, licencijas, duomenų bazes ir kt. dažniausiai kompiuterinės programos turi kitokį gyvavimo ciklą nei kompiuteriai.
4. Pradinės išlaidos = išlaidos sistemos diegimui
5. išlaidos sistemos diegimui = darbas + išlaidos techninei įrangai + licencijos įsigijimo išlaidos + mokymų išlaidos)
6. Ilgaamžiškumas=metų skaičius, kuriuos sistema turėtų veikti + nusidevėjimas
*-vidutiniai metiniai
Ne retas atvejis, kad vartotojai praneša apie sistemos atsipirkimą per vieną mėnesį.
Sudėtinga įvertinti, tačiau negalima pamiršti ir tokių faktorių kaip tikslesni skaičiavimai, kurie daro įtaką darbuotojų pasitenkinimo didėjimui.
Vieną iš personalo valdymo sprendimų (QL Time) vartotojai gali išbandyti nemokamai!
