Aprašymas
Statybų bendrovėms galime pasiūlyti kompleksinį įmonės valdymo procesų automatizavimo sprendimą projektų valdymui, kuris padės Jums sutaupyti ir efektyviau dirbti žemiau aprašytose srityse.
Sistemos funkcinė strukūra
1.Darbas su konkursais (CRM)
Automatizuojame konkursų registracijos, užduočių konkursų paruošimui planavimo ir kontrolės, Sąmatų paskaičiavimo ir Pasiūlymų konkursams paruošimo, Tiekėjų ir Subrangovų kainų apklausų Internetu, Sutarčių paruošimo ir registracijos, Sąmatų importo iš visų Lietuvoje naudojamų sąmatų skaičiavimo programų, projektinės dokumentacijos failų saugojimo prie sutarčių funkcijas.
Programos panaudojimas taupo vadybininkų laiką konkurso ruošimui ir padeda geriau pasiruošti ir laimėti daugiau konkursų.
2.Projektų vykdymo planavimas ir kontrolė (Ganto grafikas).
Projekto grafiko pradinį variantą programa pati suformuoja iš projekto sąmatos ir parodo kiek reikia valandų darbams įvykdyti. Planuotojui belieka tik nutraukti darbus į normą kalendoriaus vietą ir įrašyti kiek darbininkų bus paskirta kiekvienam darbui arba per kiek dienų norime darbą atlikti.
Programa taupo planuotojų laiką, padeda nesunkiai koreguoti planus keičiantis situacijai, sumodeliuoti projektų biudžetus, atspausdinti planus vykdymui. Svarbiausia, kad tiesiogiai iš projekto Ganto grafiko formos, programa suformuoja pasirinktai savaitei medžiagų ir mechanizmų užsakymų užduotis, bei darbų atlikimo užduotis savaitei ir kiekvienai savaitės dienai.
3.Projekto darbų valdymas
Iš projekto grafiko programa suformuoja savaitės ir dienos darbų planus. Darbų vadovui tereikia tik priskirti darbams darbininkų pavardes bei įvesti atlikto darbo kiekį.
Iš šių duomenų programa paskaičiuoja darbininkams atlyginimus, atvaizduoja atliktus darbus projekto Ganto grafike, paskaičiuoja ir suformuoja projekto vykdymo sankaupinę ataskaitą, iš kurios spausdinami darbų atlikimo aktai bei programa nurašo medžiagas ir atspausdina sąskaitą- faktūrą.
Programos panaudojimas taupo darbų vadovų laiką darbų valdymui ir apskaitai, realiame laike padeda kontroliuoti projekto vykdymo eigą, padeda be papildomų darbo sąnaudų įdiegti darbininkų apmokėjimo nuo atliktų darbų sistemą.
4.Medžiagų kainų apklausa, tiekimo valdymas projektams ir sandėlių apskaita
Iš projekto grafiko programa atrenka ir suformuoja medžiagų paraiškas pasirinktai savaitei. Darbų vadovui tereikia tik patikslinti paraišką-įvesti medžiagų aprašymus ar priskirti pozicijoms brėžinių failus, patikslinti reikalingus atvežti kiekius.
Programa taupo darbų vadovų laiką medžiagų užsakymui ir padeda nepamiršti užsakyti medžiagas projektui.
Darbų vadovų projektams paraiškos parodomos centralizuotai įmonės tiekimo vadybininkui jo darbo plane. Pasirinkus paraišką, programa jam parodo kiek buvo numatyta medžiagų pagal sąmatą ir kiek užsakoma, ar jau neviršijami projekto finansai..
Programa padeda tiekimo vadybininkui kontroliuoti realiame laike projekto išlaidas medžiagoms.
Iš paraiškos vadybininkas gali arba vykdyti kainų apklausą ir užsakyti medžiagas iš tiekėjų. Tai padaroma labai paprastai – tik paspaudus atitinkamą komandą. Programa pati suformuoja ir išsiunčia laiškus tiekėjams.
Tiekėjai per Internetą įveda savo siūlomų medžiagų markes ir kainas, todėl vykdant kainų apklausą nebereikia vadybininkui jų įvesti ranka. Taip programa taupo laiką ir padeda gauti geresnes kainas.
Gavus medžiagas į objektą, tereikia tik patvirtinti kad užsakymas įvykdytas. Programa automatiškai vykdo medžiagų sandėlio apskaitą pagal projektus. Nebereikia rankiniu būdu suvedinėti medžiagas apskaitai iš gautų tiekėjų sąskaitų, taip sutaupant įmonėje vieną ir daugiau apskaitininkų etatų, bei išvengti rankinio duomenų įvedimo klaidų.
5.Mechanizmų ir įrankių planavimas projektams
Iš projekto grafiko programa suformuoja planą reikalingų darbų atlikimui mechanizmų ir įrankių. Mechanizmų užsakymą projektui darbų vadovas atlieka per mechanizmų užimtumo kalendorinį grafiką, kuriame matosi kada kuriame projekte įmonės mechanizmai užimti. Pažymėjus kalendoriuje prie mechanizmo reikalingas dienas, programa sukuria jam užsakymą. Jei tas pats mechanizmas užsakomas tam pačiam laikui dviem projektams, dispečeris trūkstamam mechanizmui tiesiai iš programos gali inicijuoti kainų apklausą ir užsakymą.
Programos panaudojimas mechanizmų planavimui padeda geriau juos panaudoti sumažinant išlaidas mechanizmų nuomai, taupo laiką užsakymams ir apskaitai, padeda kontroliuoti ar laiku grąžinami mechanizmai juos panaudojus projektui.
6. Įrankių perdavimo darbuotojams pagal projektus apskaita
Įrankių apskaitai panaudojamos RFID žymės, pritvirtinamos prie įrankių, ir darbuotojų RFID kortelės ar raktų pakabukai. RFID žymės perduodant įrankius skenuojamos telefonu panaudojant tam skirtą aplikaciją. Pas ką randasi įrankis programa parodo ataskaitoje registre.
Programos panaudojimas leidžia su mažiausiomis darbo sąnaudomis vesti įrankių apskaitą, padidinti darbuotojų atsakomybę už įrankius, greičiau surasti reikiamą įrankį.
7. Darbininkų darbo laiko apskaita pagal projektus
Darbininkų laiko apskaitai panaudojamos RFID darbuotojų kortelės ar raktų pakabukai. Atėjęs dirbti į objektą ar iš jo išeidamas darbininkas nuskenuoja savo RFID kortelę arba objekte esančiame RFID skaitytuve arba per darbų vadovo/brigadininko aplikaciją telefone.
Iš užregistruotų duomenų programa suformuoja realaus darbo laiko elektroninį tabelį, bei atvykimo-išvykimo registrus.
Programos panaudojimas laiko paskaitai leidžia tiksliau apskaityti darbo laika ir taip sutaupyti nemažas lėšas, operatyviai kontroliuoti kas vėluoja į darbą, taupo laiką tabelių vedimui.
8. Darbo su subrangovais valdymas ir apskaita
Programa automatizuoja visą darbo su subrangovais valdymo procesą- nuo subrangovų katalogo sudarymo, jų kainų apklausos projektams, nugalėtojų pasirinkimo ir jų paslaugų užsakymo, darbų Ganto grafiko plano sudarymo iki atliktų darbų apskaitos.
Nauda
Programos panaudojimas padeda sutaupyti darbo laiko sąnaudas valdymui, gauti geresnes kainas ir taip sutaupyti projekto išlaidas.
AIVA STATYBA ekonominė nauda įmonei
1) Taupomas visų administracijos darbuotojų laikas duomenų įvedimui, planavimui, ataskaitų ruošimui ir pan., todėl mažiau reikia apskaitininkų, taupomas atlyginimų fondas
2) Dėl kainų apklausos Internetu ir geresnės pirkimų kontrolės pigiau nuperkamos medžiagos bei subrangos darbai
3) Dėl geresnio planavimo bei apskaitos geriau panaudojami savi mechanizmai ir įrankiai, sutaupomos išlaidos jų nuomai ir naujų įsigijimui
4) Dėl darbininkų laiko apskaitos ir atlyginimų nuo atliktų darbų paskaičiavimo padidėja darbininkų darbo našumas, tam pačiam projektui įvykdyti reikalinga mažiau darbuotojų
5) Dėl operatyvaus planų valdymo ir geresnės kontrolės mažiau nuostolių dėl ne laiku įvykdytų projektų.
Privalumai
• AIVA STATYBA programinė įranga vienoje sistemoje apjungia visas tas funkcijas, kurias paprastai atlieka kelios programos, todėl nebereikia daug kartų įvedinėti duomenis į kelias programas, taupomas darbuotojų laikas, išvengiama duomenų įvedimo klaidų
• Projekto planas suformuojamas pusiau automatiškai tiesiogiai iš projekto sąmatos- projekto vadovui reikia tik išstumdyti pele darbus kalendoriuje, todėl planavimas užima mažai laiko
• Tolimesnis projekto valdymas,- darbų, medžiagų tiekimo, subrangos, mechanizmų, atliekamas tiesiogiai iš projekto grafiko, todėl projekto valdymas vyksta su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis ir vykdymo eiga atsispindi projekto Ganto grafike
• Projekto medžiagų, mechanizmų nuomos ir subrangos kainų apklausa vyksta Internetu tiesiogiai iš programos- tiekėjai ir subrangovai patys įveda savo siūlomas kainas, todėl lengvai galima apklausti daugiau tiekėjų ir gauti geresnes kainas
• Medžiagų apskaitai nebereikia įvedinėti daug duomenų, apskaita pagal projektus vyksta realiu laiku, taupomas darbų vadovų ir apskaitininkų laikas. Be to, medžiagų apskaita iš karto pririšama prie sąmatos eilučių
• Savų mechanizmų ir įrankių planavimas vyksta per kalendorinį grafiką, todėl geriau panaudojami savi mechanizmai ir įrankiai
• Įrankių panaudojimo apskaitai naudojama RFID technologija ir telefono aplikacijos, kas leidžia paprastai-be rankinio duomenų įvedimo, vesti įrankių apskaitą, todėl mažiau atveju kai prarandami ar sulaužomi įrankiai
• Darbininkų laiko apskaitai naudojama RFID technologija ir telefono aplikacijos, todėl labai paprasta vesti laiko apskaitą objektuose, dėl kurios mažiau prarandama darbo laiko
• Realizuotas per darbų valdymą mažai laiko reikalaujantis darbininkų atlyginimų skaičiavimas nuo projekto atliktų darbų
• Visų projektų planavimas ir finansų apskaita vyksta realiu laiku, todėl įmonės vadovams lengva kontroliuoti projektų vykdymą ir užtikrinti kad projektai nevėluotų bei neviršytų sąmatos.