Šiandien nekilnojamojo turto valdytojai turi daugiau atsakomybių, nei vien nuomos mokesčio surinkimas bei sąskaitų klientams siuntimas. Tačiau, dauguma iš jų NT valdymui naudoja Excel programą, su kuria sudėtinga sekti sutarčių terminus bei nuomojamų patalpų užimtumą, analizuoti patalpų ir verslo duomenis, siųsti sąskaitas faktūras bei atlikti kitus NT darbus. Softera klientai pasufleravo 7 priežastis, kodėl atsisakė Excel programos. Galbūt tai suteiks įžvalgų, kodėl verta atsisakyti Excel ir Jums.
- PADIDĖJUSI VEIKLOS APIMTIS.
Kai įmonė auga ir didėja darbuotojų, atliekančių įvairias užduotis, skaičius, svarbu užtikrinti, kad pagrindinė verslo valdymo sistema leistų matyti ir valdyti visas veiklos sritis, o darbuotojai galėtų dirbti kaip įmanoma greičiau ir efektyviau. Ar Excel programa padeda suvaldyti šimtus ar tūkstančius nuomojamų patalpų ir nuomininkų, susieti buhalterinę apskaitą su kitomis verslo operacijomis ir iš karto gauti veiklos ataskaitas? Jeigu atsakymas neigiamas, gal laikas pagalvoti apie pokyčius?
- VIENAS ASMUO ŽINO VISKĄ.
Dažniausiai Excel failą sukuria vienas asmuo, bet juo naudojasi ir kiti darbuotojai, kurie papildomai turi savo susikurtų failų. Įsivaizduokite, kaip sunku naujam darbuotojui sužinoti apie skirtingus Excel failus, išsiaiškinti kur laikoma informacija ir pas ką jos ieškoti. O kas nutinka, kai Excel „visažinis“ suserga arba išeina iš darbo? Realaus kliento pavyzdys: vienas Softera klientų anksčiau NT valdymui naudojosi sistema, kurią suprogramavo dabar jau 70+ amžiaus žmogus. Šis vyras sukūrė NT sistemą, kuria mūsų klientas naudojosi daugiau nei 20 metų. Problemos atsirado tuomet, kai programą sukūręs žmogus susirgo ir niekas kitas nežinojo kaip toliau ją vystyti. Galiausiai paaiškėjo, kad neįmanoma gauti duomenų iš sistemos, o ši bendrovė dirbo daugiau nei 30 metų nekilnojamojo turto valdymo srityje. Įmonės darbuotojai turėjo atlikti didžiulį darbą, kad jų informacija išliktų ir verslas nesustotų.
- INTEGRACIJA.
Pavyzdžiui, naudojate keletą sistemų: apskaitos sistemą – finansinių operacijų valdymui, Excel – NT valdymui ir t. t., bei skirtingus prietaisus (mobiliuosius telefonus, planšetes), kuriais atliekate kasdienes NT valdymo operacijas. Jeigu nėra integracijos tarp sistemų, daug kartų tenka informaciją kopijuoti rankiniu būdu arba suklysti įvedant tą pačią informaciją keliose vietose. Pažangios IT sistemos, tokios kaip Soft4RealEstate, gali sąveikauti su interneto portalais, veikti skirtinguose įrenginiuose ar naršyklėse, taip pat galimos duomenų integracijos su kitomis išorinėmis sistemomis (pvz. bankais). Be to, integracija su Microsoft Office įrankiais leidžia spausdinti sutartis bei sąskaitas faktūras tiesiai iš sistemos.
- PRITAIKYMAS.
Kai Excel reikia papildyti nauja arba pakeisti esančią funkciją, reikia atsargumo, kad nesusigadintų jau sukurtos ir veikiančios funkcijos, o jeigu naudojami šimtai skaičiavimo būdų ir tūkstančiai formulių privaloma pakeisti ir patikrinti kiekvieną naudojamą ar su kitu susijusį langelį. Svarbu ieškoti tokios IT sistemos, kuri yra pakankamai lanksti ir atsiradus poreikiui yra modifikuojama pagal įmonės poreikius.
- KELIŲ ĮMONIŲ VALDYMAS.
Sudėtinga suvaldyti kelias skirtingas įmones apimantį verslą, kai jų valdymui naudojama Excel programa. Ypač, jeigu šios bendrovės naudoja skirtingas Excel programas. Kiekviena įmonė privalo pateikti ataskaitas vienodu formatu, todėl ataskaitų rengimas reikalauja daug pastangų ir laiko. Be to, naujų sistemos naudotojų įtraukimas ir jų apmokymas yra sudėtingas procesas.
- DUOMENŲ SAUGOJIMAS IR ANALIZĖ.
Dauguma nekilnojamojo turto valdytojų susiduria su iššūkiu, kai reikia rezultatų iš daugybės vienas su kitu susijusių failų, bet nėra žinoma kaip tuos rezultatus gauti. Excel programa nėra skirta duomenų saugojimui, nes ji atlieka savo funkciją tol, kol analizuojamų duomenų apimtis yra nedidelė. Dažniausiai, NT valdymo IT sistemos naudoja duomenų bazes, kurios gali sėkmingai pateikti duomenis įvairiais pjūviais tolimesnei analizei.
- PRIEINAMUMAS.
Nekilnojamojo turto darbuotojai turi būti pasiekiami bet kur ir bet kada, lygiai tas pats galioja ir NT informacijai. Atsidaryti Excel savo išmaniajame telefone įmanoma, bet ar programa lengva naudotis? Dažniausiai susiduriama su sunkumais ieškant reikiamos lentelės bei įvedant ar keičiant duomenis joje. Dauguma nekilnojamojo turto valdymo sistemų gali pasiūlyti telefonui pritaikytas programėles, arba pačios yra sukurtos taip, kad leistų lengvai pasiekti reikiamus duomenis.
Jeigu perskaičius iškilo klausimas „Ar turėčiau ir toliau naudoti Excel nekilnojamojo turto valdymui?“ dabar tinkamiausias laikas pagalvoti apie atsisveikinimą su Excel ir dėmesį skirti ne technologiniams iššūkiams, o veiklą gerinantiems sprendimams. Pokyčiai nėra lengvi, o naujos nekilnojamojo turto valdymo sistemos įsigijimas gali atrodyti labai brangus ir ilgas projektas, tačiau nauda, gaunama dėl padidėjusio veiklos efektyvumo, greičiau atliekamų operacijų, mažesnės rizikos ir priklausymo nuo žmogiškojo faktoriaus yra puiki ilgalaikė investicija. Jeigu nenorite skirti didelių investicijų, sistemą galite nuomotis – jokių ilgų diegimo projektų ir investicijų techninei infrastruktūrai. Mokėsite fiksuotą mėnesinį mokestį tik už tas funkcijas, kurios reikalingos Jūsų verslui.
________________________________________
„Soft4RealEstate“. Nekilnojamojo turto valdymo sistema
„Soft4RealEstate” – lankstus verslo valdymo programinis sprendimas įmonėms, valdančioms nekilnojamąjį turą (biurus ir gyvenamuosius pastatus; prekybos centrus; mažmeninės prekybos patalpas; sandėlius; žemės sklypus; pramoninius objektus ir kitą komercinį nekilnojamąjį turtą).
PASITARKIME nuo ko pradėti: pardavimai@softera.lt || +370 37 752772
>>Daugiau informacijos apie Soft4RealEstate sprendimą čia <<
