Nors šiandien absoliuti dauguma dokumentų gimsta kompiuteryje, jie vis dar pasirašinėjami ranka ir per ilgam nugula nuo popierių lūžtančiose lentynose.
Ar kada skaičiavote, kiek dokumentų per savaitę pasirašoma jūsų įmonėje? Kiek trunka sutarties pasirašymo procesas? Ko gero, visi esame susidūrę ir su įtampą keliančia situacija, kai reikėjo gaišti laiką laukiant, kol sugrįš vadovas ir pasirašys ant reikiamo dokumento, nors pasinaudoti mobiliuoju elektroniniu parašu būtų buvę daug paprasčiau ir greičiau.
Jau dabar akivaizdu, kad šis revoliucinis įrankis – el. parašas – tampa patogia kasdienybe ir netrukus turėdami el. parašą galėsime ne tik pasirašinėti dokumentus, bet ir balsuoti Seimo rinkimuose. Prielaidos organizacijoms moderniai valdyti dokumentus egzistuoja ir šiandien, tačiau iki šiol rinkoje buvo pasigendama išbaigtų ir svarbiausia, patogių sprendimų. Tokių, kurie būtų nebrangūs ir nereikalautų sudėtingo diegimo proceso, o kartu suteiktų galimybių įmonės dokumentus archyvuoti ir centralizuotai saugoti „debesyse“. Padėtis keičiasi – bendrovė „DocLogix“ pristato naujos kartos dokumentų pasirašymo ir valdymo įrankį. „Įsivaizduokite, kad sutarties pasirašymo procesas su jūsų partneriais užtrunka ne 2 savaites, o sutrumpėja iki keleto minučių. Galite pagalvoti, kokį poveikį tai turės jūsų verslui, kiek leis sutaupyti laiko, energijos, kaštų?“ – sako Andrius Girdvainis, „DocLogix“ Verslo linijos direktorius.
Nebrangu įdiegti, lengva naudotis, išvystyta mobili prieiga
Specialiai šiam tikslui viena progresyviausių dokumentų ir procesų valdymo sistemų tiekėjų pasaulyje – kompanija „DocLogix“ – subūrė profesionalų komandą, kuri sukūrė pažangų dokumentų valdymo įrankį. Jis apima tris atskirus sprendimus: 1) padeda įmonėms kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti sutartis, 2) valdyti personalo dokumentus bei 3) skaitmenizuoti, išlaidas priskirti kaštų centrams ir tvirtinti sąskaitas, o kartu saugoti klientų duomenis ir su jais susijusius dokumentus.
Visi sprendimai paremti debesų kompiuterijos architektūra, tad nuotoliniu būdu galima ne tik teikti, tvirtinti ir valdyti dokumentus, bet ir greitai surasti reikiamą informaciją. Sistema besinaudojančiai įmonei tai reiškia, kad visi kompanijos dokumentai sutelkiami vienoje vietoje – „debesyse“ – ir juos galima saugiai pasiekti iš bet kurio kompiuterizuoto įrenginio bet kurioje pasaulio vietoje pagal iš anksto nustatytas dokumentų konfidencialumo taisykles.
„Ne paslaptis, kad vadovai vis didesnę laiko dalį dirba ne biure, savo užduotis atlikdami mobiliaisiais įrenginiais. Pasirašyti dokumentus jie galės visomis el. parašo priemonėmis (kortelių skaitytuvu, mobiliuoju parašu ir kt.),“– debesų kompiuterijos privalumus dėsto „DocLogix“ debesijos produktų vadovas Tomas Masiulis.
Dėka „debesų“ kompiuterijos principu veikiančio sprendimo yra minimizuojami naudojimosi kaštai, įmonei nebūtina turėti savo IT infrastruktūros, ji gali pradėti naudotis sistema iškart, kaip paslauga, o diegimo kaštai – nedideli.
Paprasta pasirašyti ir surasti dokumentą
Sistemą kūrę specialistai apgalvojo ir įdiegė sprendimus, aktualius visose dokumento gyvavimo stadijose: programa pasirūpina, kad dokumentai, kuriuos reikia suderinti ir pasirašyti, nukeliautų reikiamiems žmonėms, o šie vėliau automatiškai informuojami apie vykdymo eigą. Darbuotojams sistema išsiunčia pranešimus apie jiems priskirtų dokumentų patvirtinimą, o vadovams – apie darbuotojų atsiųstus prašymus. Viso pasirašymo proceso metu susiję asmenys gali virtualiai komentuoti dokumentą ar užduoti klausimą. Galiausiai suderintas dokumentas pasirašomas elektroniniu parašu, turinčiu juridinę galią. Visi dokumentai sistemoje išsaugomi ir turi tarpusavio sąsajas, tad prireikus lengva atsekti jų vykdymo eigą. Nebenaudojami dokumentai archyvuojami, kad sistema naudotis būtų dar patogiau ir greičiau.
„Šiandien, kai vienas didžiausių įmonių rūpesčių – efektyvumo paieška, turime išnaudoti visas produktyvesnio darbo galimybes. Dokumentų valdymui nebeužtenka vien tik tradicinių biuro kompiuterinių programų, leiskime dokumentams patiems keliauti po virtualią erdvę, o žmonėms – atsikratyti kurjerių „etikečių“ ir surasti savo dienotvarkėje papildomo laiko anksčiau atidėliotiems darbams,“ – tikina p. Girdvainis.
