Daugelis įmonių žemo darbo našumo, blogo klientų aptarnavimo priežastimi laiko viską apimančios verslo valdymo sistemos nebuvimą (žr. www.esparama.lt ).
Išnagrinėjus įvairių įmonių veiklą, išskiriame tipinius procesus, kuriuos galima automatizuoti verslo valdymo sistemos pagalba:
1. Prekių, paslaugų, gaminių kainynų-katalogų sudarymas ir keitimas
2. Naujų klientų paieška ir esamų klientų skatinimas naujiems pirkimams
3. Kontaktų su klientais valdymas-registravimas, planavimas, vykdymo kontrolė
4. Komercinių pasiūlymų, sutarčių ir užsakymų vykdymui ruošimas bei vykdymo kontrolė
5. Pardavimų parduotuvėse apskaita
6. Elektroninė komercija
7. Tiekimo procesų valdymas
8. Paslaugų klientams ir darbų vykdymo valdymas
9. Gamybos valdymas
10. Projektų valdymas
11. Atlyginimų skaičiavimas
12. Buhalterinė apskaita
13. Dokumentų valdymas
Panagrinėsime detaliau kiekvieną iš šių procesų, parodydami pagrindinius sprendimus bei jų naudą. Ypač atkreipsime dėmesį į būdą, kaip panaudoti internetą šių sprendimų efektyvumui didinti.
Šioje straipsnio dalyje analizuojami 8-10 procesai.
8. Paslaugų ir darbų valdymo sprendimai
Priklausomai nuo įmonės veiklos, verslo valdymo sistemos pagalba gali būti sprendžiami šie paslaugų ir darbų vykdymo valdymo uždaviniai:
1. Klientų užsakytų darbų valdymas
2. Klientų pastatų ir jų infrastruktūros aptarnavimo paslaugų valdymas
3. Parduotos įrangos garantinio aptarnavimo valdymas
4. Klientų turimos aparatūros, kompiuterių, automobilių, kt. remonto darbų valdymas
Pirmu ir antru atveju valdomi darbai, kuriuos užsako klientai: pirmu atveju tai vienkartiniai darbai, antru atveju- pasikartojantys tam tikrą periodą darbai ar paslaugos.
Trečiu ir ketvirtu atveju užsakomi ne tiek patys darbai, kiek galutinis rezultatas- tai klientų turimos įrangos darbingumo atstatymas ar palaikymas.
Klientų užsakytų darbų ir paslaugų valdymas
Iš klientų užsakymų programa sudaro užsakymų darbams sąrašą su nurodytais galutiniais užsakymų įvykdymo terminais.
Darbų vadovas gali paskirti vykdytojus, suplanuoti darbų pradžios ir pabaigos datas, atspausdinti paskyras darbams su visa reikalinga užsakymo priėmimo metu įvesta informacija.
Įvykdžius darbus, darbų vadovas užregistruoja darbų atlikimo datą.
Šis sprendimas su minimaliomis valdymo sąnaudomis leidžia kontroliuoti bei apskaityti darbų vykdymą. Programa leidžia gauti realiu laiku ataskaitas apie darbų vykdymo eigą ir įvykdytus darbus, paskaičiuoja realiame laike vykdytojams atlyginimus nuo išdirbio pagal kataloge įvestus darbų įkainius.
Periodinių priežiūros darbų valdymas
Skirtingai nuo užsakomų vienkartinių darbų, periodinių darbų užsakymo metu sudaromas planas, kada užsakomi darbai turi būti atliekami. Kai kurioms paslaugoms, kaip, pavyzdžiui, duomenų laikymas serveryje, užtenka nurodyti tik atsiskaitymo periodą. Programa numatytu periodu suformuoja sąskaitą apmokėjimui.
Atėjus suplanuotam darbų vykdymo periodui (mėnesiui) programa iš kliento užsakymo periodinių darbų vykdymo plano perkelia tą mėnesį suplanuotą darbą ir darbų vykdymo planą. Iš šio plano darbų vadovas, pasirinkęs darbą, paskiria vykdytoją ir suplanuoja atlikimo terminus, bei atspausdina paskyrą darbų vykdymui, o įvykdžius darbą atžymi kaip įvykdytą.
Garantinių darbų valdymas
Žinyne parduodama aparatūrai įvedama garantijos trukmė, bei, jei reiklinga, kokie aptarnavimo darbai ir kokiu periodu turi būti atliekami pardavus aparatūrą ar kitą prekę. Parduodant aparatūrą, garantinis terminas gali būti patikslintas, jei pagal sutartį su klientu jis kitoks, negu standartinis.
Programa suformuoja garantinių darbų planą, kuriame parodo kokiems klientams baigiasi šį mėnesį parduotos aparatūros garantija, kokius reikia atlikti šį mėnesį garantinius aptarnavimo darbus.
Toks sprendimas padeda geriau aptarnauti klientus ir gauti papildomas pajamas-nepamirštami periodiniai garantiniai aptarnavimo darbai, o pasibaigus garantijos terminui klientui galima operatyviai pasiūlyti pogarantinio aptarnavimo sutartį.
Be to, jei klientas pats kreipiasi dėl jam parduotos aparatūros garantinio remonto, pagal parduotos prekės brūkšninį kodą ar kitus rekvizitus, programa parodo kada buvo parduota prekė ir ar jai dar galioja garantija.
Šis sprendimas taupo kliento ir įmonės darbuotojų laiką, užsakymo garantiniam remontui registracijai.
Klientų turimos aparatūros, kompiuterių, automobilių, kt. remonto darbų valdymas
Aparatūros ir pan. remonto darbų valdymui registruojamas užsakymas, kuriame įvedami remontuojamos aparatūros (automobilio ir pan.) gedimo parametrai.
Remonto darbai gali būti atliekami arba serviso įmonėje, arba pas klientą. Užsakymo registravimo metu gali būti planuojama remonto data ir laikas, ir iš karto suderinami su klientu, pasitikslinant ar šis laikas jam patogus. Programa parodo laikus, kada reikalingas meistras neužimtas kitų užsakymų vykdymu.
Užsakymams, vykdomiems pas klientus, gali būti atspausdintas dienos užsakymų sąrašas, kur turi nuvykti meistras, bei paskyros kiekvieno užsakymo darbų vykdymui.
Serviso darbų užsakymų ypatybė yra ta, kad paprastai užsakymo įvykdymui reikalingos atsarginės dalys. Todėl nustačius, kokių reikia atsarginių dalių, programa įtraukia jas į užsakymą, patikrina ar jos yra sandėlyje ir suformuoja vidinio perdavimo dokumentą atsarginės detalės paėmimui iš sandėlio . Pasiėmus detalę iš sandėlio, ji nurašoma užsakymui, o ši informacija panaudojama sandėlio ir buhalterinei apskaitai.
Jei reikalingos detalės sandėlyje nėra, formuojami užsakymai pirkimui. Užsakymo duomenis toliau panaudojami gautos detalės pajamavimui ir nurašymui į užsakymui.
Šis sprendimas padeda greičiau aptarnauti klientus, taupo darbuotojų laiką, padeda nesunkiai įdiegti apmokėjimo nuo išdirbio sistemą serviso meistrams.
9. Gamybos valdymo sprendimai
Verslo valdymo sistemoje sprendžiami tokie pagrindiniai gamybos valdymo uždaviniai:
1. Užsakymų plano sudarymas
2. Užsakymų vykdymo valdymas
3. Medžiagų valdymas
4. Komplektuojančių dalių ir pusgaminių gamybos valdymas
5. Gamybinių operacijų valdymas
6. Ruošinių gamybos apskaita
7. Gamybinių operacijų užsakymams vykdymo optimizacija
8. Pagamintos produkcijos neatitikčių valdymas
9. Staklių ir kitų gamybinių įrengimų aptarnavimo valdymas
Užsakymų plano sudarymas ir jo vykdymo kontrolė
Užsakymai gamybai gali būti suformuojami dvejopai:
1. Serijinėje gamyboje – planuojant gaminamų prekių poreikį, remiantis praėjusio laikotarpio pardavimų statistika ir suformuojant vidinius užsakymus gamybai;
2. Užsakomojoje gamyboje – suformuojant gamybos planą iš klientų užsakymų. Šiuo metu daugelis gamybos įmonių dirba pagal klientų užsakymus.
Jei verslo valdymo sistemoje formuojami komerciniai pasiūlymai, tai juos pavertus gamybiniais užsakymais iš karto gaunamas gamybos užsakymų planas, kuriame nurodyti užsakymų įvykdymo terminai.
Toliau gaminio planas gali būti tikslinamas nurodant užsakymų vykdymo pradžios ir pabaigos terminus visam užsakymui ir pagal kiekvieną gaminio tipą visam kiekiui ar jo daliai.
Jei gaminiai komplektuojami iš pusgaminių , o šie iš detalių, kurios savo ruožtu yra gaminamos, tada gali būti sudaromi pusgaminių ir detalių gamybos planai įvertinant, kad kartais yra optimaliau gaminti vienos rūšies detales ar pusgaminius kartu, iš skirtingų klientų užsakymų.
Skaičiuojant gaminių, pusgaminių ir detalių gamybos planus įvertinami medžiagų tiekimo terminai, atsižvelgiant į tai, kad ne visos medžiagos yra sandėlyje.
Dėl šio uždavinio sudėtingumo ir daugybės duomenų poreikio, kuriuos dažnai sunku išmatuoti ar apskaičiuoti, užsakymų gamybos pradžios ir pabaigos terminai dažnai planuojami euristiškai -remiantis patirtimi ir esamos situacijos įvertinimu.
Tam tikrose gamybose gerus rezultatus duoda dalinių planų paskaičiavimai.
Pvz., jei užsakymų gamybos terminai priklauso nuo tam tikrų staklių, tai paskaičiavus staklių apkrovimo kalendorinį planą nebaigtų užsakymų įvykdymui, galima nustatyti datą, kada gali būti įvykdytas naujas užsakymas. Tuo tikslu gamybinės operacijos žinyne “pririšamos” prie jas galinčių atlikti staklių.
Suformavus naują užsakymą gamybai, programa paskaičiuoja kiekvienoms staklėms bendrą užėmimo laiką dar neatliktoms operacijoms, parodydama iki kurios datos užimtos kiekvienos staklės. Staklės, kurios vėliausiai atliks naują užsakymą, parodys užsakymo atlikimo terminą. Toks metodas kartu parodo ir gamybos siauras vietas, vadinamąjį “butelio kakliuką”. Įmonės vadovas, matydamas, kad tam tikros staklės užlaiko gamybą, gali imtis papildomų priemonių: padidinti jų darbo valandų skaičių, organizuodamas dar vieną pamainą, nupirkti dar vienas stakles, perduoti dalį operacijų, kurias atlieka tos staklės, subrangovams.
Užsakymų gamybai vykdymo valdymo sprendimai
Užsakymų gamybai valdymas susideda iš keleto žingsnių:
1. Užsakymo perdavimas gaminti. Gali būti perduotas visas užsakymas arba atskiros jo pozicijos, arba tam tikras vienos pozicijos kiekis. Perduodant atspausdinamas užsakymas-paskyra, bei atžymima perdavimo data.
2. Gaminių pagaminimo atžymėjimas. Kadangi pagaminus gaminius, jie turi patekti į apskaitą, tai atžymint gaminių pagaminimo faktą, kartu atliekamas ir gaminių pajamavimas bei buhalteriniai įrašai, taip sutaupant darbo sąnaudas apskaitai.
3. Įvykdymo registravimas. Užsakymas yra įvykdytas, kai gaminiai išvežami užsakovui. Užsakymo įvykdymo registravimo metu formuojami apskaitos dokumentai -važtaraščiai ir PVM sąskaitos-faktūros, kurių formavimo metu atliekamos ir apskaitos funkcijos: gaminiai nurašomi nuo sandėlio, o buhalterijoje atsiranda debeto ir kredito atitinkami įrašai.
Kadangi pajamuojant gaminius ir formuojant PVM sąskaitas-faktūras programa naudoja jau anksčiau įvestus užsakymo duomenis, todėl šios operacijos praktiškai nereikalauja naujų duomenų įvedimo, taupomas laikas, nelieka vietos klaidoms, pagreitėja bendras užsakymo įvykdymo laikas.
Medžiagų valdymo sprendimai
Trūkstamų medžiagų paskaičiavimas ir užsakymų formavimas.
Prieš vykdant užsakymą programa gali paskaičiuoti kiek reikia medžiagų pagaminti gaminį, įskaitant jį sudarančius pusgaminius bei detales.
Programa gali patikrinti ar užtenka medžiagų, esančių sandėliuose, įvykdyti visus ar tam tikrą dalį užsakymų, paskaičiuoti kiek trūksta medžiagų ir suformuoti užsakymus tiekėjams.
Jei jau buvo išsiųsti užsakymai tiekėjams, programa įvertina ir tuos medžiagų kiekius, kurie buvo užsakyti, bet dar negauti.
Toks sprendimas taupo laiko paskaičiavimams, leidžia tiksliau ir greičiau užsakyti reikalingas užsakymų įvykdymui medžiagas, bei įdiegti tiekimo metodą “tiksliai laiku”, todėl reikalingos mažesnės atsargos sandėliuose, taupomos apyvartinės lėšos.
Medžiagų perdavimas į gamybą užsakymų vykdymui
Programa iš kliento užsakymo suformuoja medžiagų vidinio perdavimo dokumentus iš vieno ar kelių sandėlių į gamybą. Programa pati atrenka kokios reikalingos medžiagos užsakymui įvykdyti ir kokie kiekiai suformuoja perdavimo dokumentą . Yra galimybė perduoti ir didesnį kiekį medžiagų negu reikia užsakymui įvykdyti.
Šis sprendimas taupo laiką medžiagų apskaitai, leidžia tiksliau ją vykdyti, nes skaičiuojant medžiagų poreikį naujiems užsakymams nebus skaičiuojamos medžiagos, skirtos jau pradėtiems vykdyti užsakymams.
Medžiagų nurašymas iš gamybos gaminiams ir gaminio savikainos paskaičiavimas
Medžiagų nurašymą programa atlieka automatiškai – pajamuojant gaminį, kartu paskaičiuodama užsakymo pagamintų gaminių savikainą.
Toks sprendimas taupo darbo laiką medžiagų apskaitai ir gaminių savikainos skaičiavimui.
Komplektuojančių dalių ir pusgaminių gamybos valdymas
Sudėtingiems gaminiams programa pradžioje iškomplektuoja gaminį į sudėtines dalis, kurios savo ruožtu gali būti komplektuojamos iš kitų dalių. Iškomplektuodama gaminius ir pusgaminius programa sudaro pusgaminių ir detalių užsakymų planus.
Iš detalių užsakymų gamybos plano valdomas medžiagų perdavimas detalių gamybai bei pajamuojamos detalės jas pagaminus. Užpajamavus detales, automatiškai nurašomos panaudotos medžiagos.
Iš pusgaminių užsakymų gamybos plano valdomas detalių ir medžiagų perdavimas pusgaminių gamybai, bei pajamuojami pusgaminiai juos pagaminus. Užpajamavus pusgaminius, nurašomos iš sandėlio užpajamuotos iš gamybos detalės.
Pagaminus ir užpajamavus gaminį automatiškai nurašomi anksčiau užpajamuoti komplektuojantys pusgaminiai ir detalės, bei tiesiogiai gaminio surinkimo metu panaudotos medžiagos.
Toks sprendimas leidžia atskirai vykdyti pusgaminių ir detalių gamybą keliems užsakymams iš karto, bei vidiniams užsakymams sandėlio atsargoms kaupti, jei technologiškai efektyviau gaminti daugiau vienodų detalių. Didėja staklių panaudojimo efektyvumas, greičiau įvykdomi užsakymai. Kartu praktiškai visai nesugaištamas laikas apskaitai, nelieka vietos apskaitos klaidoms.
Esant klientų užsakymų pikams, kai pati įmonė nebesuspėja laiku vykdyti užsakymus, iš programos galima suformuoti ir išsiųsti užsakymus subrangovams detalių ir pusgaminių gamybai. Gautos subrangovų pagamintos detalės pajamuojamos ir kartu su detalėmis pagamintomis savoje įmonėje perduodamos komplektavimui.
Gamybinių operacijų valdymas
Verslo valdymo sistema padeda gamybos vadovui valdyti gamybines operacijas -priskirti joms vykdytojus, atspausdinti paskyras operacijų vykdymui, registruoti operacijų įvykdymą, registruoti broką, kuris atsiranda vykdant tą ar kitą operaciją, vesti įvykdytų operacijų apskaitą.
Galimi keli sprendimai, kaip valdyti gamybines operacijas:
1. gamybos vadovas priskiria kiekvienai užsakymo gamybinei operacijai vykdytojus, o įvykdžius gamybinę operaciją patvirtina jos įvykdymą;
2. gamybos vadovas atspausdina paskyrą užsakymo vykdymui nepriskyręs vykdytojų. Vykdytojai pasirinkę paskyrą atlieka vieną ar kelias operacijas ir joje atsižymi. Gamybos vadovas surinkęs įvykdytas paskyras, pasirenka programoje tuos vykdytojus, kurie atliko operacijas ir patvirtina įvykdymą;
3. vykdytojai patys per liečiamą ekraną pasirenka operacijas ir atsižymi, kad jos įvykdytos arba tik atsižymi, kad jos įvyktos, jei prieš tai vykdytojus buvo paskyręs gamybos vadovas.
Visi šie sprendimai su minimaliomis sąnaudomis leidžia valdyti gamybines operacijas.
Nedidelėse įmonėse, kur tam tikras gamybines operacijas atlieka tas pats vykdytojas, pastovus vykdytojai operacijoms gali būti priskirti vieną kartą-kataloge. Tada gamybos vadovui užsakymo vykdymui tereikės tik atspausdinti paskyrą, o ją įvykužius -tik patvirtinti įvykdymą.
Sudėtingų gaminių, kurie susideda iš pusgaminių , o tie savo ruožtu iš įmonėje gaminamų detalių, gamyboje gamybinių operacijų valdymas vyksta keliais lygiais: detalėms, pusgaminiams ir gaminiams. Be to, net gaminant detales, gamybinės operacijos gali būti atliekamos keliose cechuose. Kiekvienas cechas gali planuoti ir kontroliuoti jame atliekamų operacijų vykdymą.
Dinamiškai formuojamose ataskaitose programa parodo kokioje stadijoje randasi kiekvieno užsakymo gaminių operacijų vykdymas -kurios operacijos jau įvykdytos, o kurios ne, kada atiduotos operacijos vykdymui, kas ją vykdo, kada operacijos buvo įvykdytos ir kas jas įvykdė.
Darbo užmokesčio nuo išdirbio paskaičiavimo ataskaitoje programa parodo už tam tikrą periodą, koks darbuotojas įvykdė kurių užsakymų kokias operacijas, kokie jų įkainiai, gaminių kiekiai ir kiek uždirbo vykdytojas.
Šie operacijų valdymo sprendimai padeda operatyviai kontroliuoti gamybą, bei nesunkiai įdiegti darbuotojų skatinimo sistemą nuo išdirbio.
Ruošinių apskaita
Atlikus bet kurią gamybinę operaciją su medžiagomis, atsiranda gaminio ruošinys. Šis ruošinys keičiasi po kiekvienos gamybinės operacijos -atsiranda naujas, o ankstesnio ruošinio nebelieka.
Standartiniams gaminiams, kurie gaminami pastoviai, optimizuojant gamybos procesus tikslinga kai kada vykdant tam tikrą operaciją pasigaminti daugiau ruošinių, negu reikalinga užsakymo įvykdymui. Tokiu būdu, po kiekvienos operacijos gali atsirasti ruošinių likutis, kuris bus panaudotas vykdant naujus užsakymus. Todėl gamybos valdymo sistema ne tik fiksuoja operacijų įvykdymą, bet kartu ir veda pagamintų ruošinių apskaitą-atlikus operaciją pajamuoja ruošinius, o atlikus sekančią operaciją – juos nurašo. Be to, prieš paskiriant naujo užsakymo operacijų vykdytojus, programa parodo ar nėra iš anksčiau ruošinių gaminamai detalei. Tuo atveju gamybos vadovas gali duoti komandą vykdyti operaciją mažesniam gaminių kiekiui.
Ruošinių apskaitos sprendimas sutaupo laiką ruošinių apskaitai ir gamybos operacijų valdymui, leidžia taikyti lankstesnius gamybos metodus serijinių gaminių gamyboje.
Gamybinių operacijų užsakymams vykdymo optimizacija
Vykdant tam tikras gamybines operacijas, pvz. stiklo pjaustimą ar sijų presavimą, panaudojamų resursų apimtis priklauso nuo to, kokie užsakymai vykdomi vienu metu. Pvz. priklausomai nuo to , kokius užsakytus gaminius pjaustysime iš stiklo lakšto, liks daugiau ar mažiau stiklo atraižų, arba pvz., priklausomai nuo to, kokių užsakymų sijas presuosime, bus mažiau ar daugiau užkrautas presas, todėl bendrai bus presuojama daugiau ar mažiau.
Gamybos valdymo programa gali optimizuoti užsakymų parinkimo procesą operacijų vykdymui. Pagal pasirinktą kriterijų, pvz., minimalų atliekų kiekį, programa vykdo galimų variantų perrinkimą, įvertindama galimus apribojimus ir sudaro optimalų užsakymų vykdymo optimizuojamai operacijai planą.
Optimizavimo sprendimai sutaupo įmonės resursus-medžiagas, staklių ir darbuotojų darbo laiką, todėl mažėja gaminių savikaina, jie tampa laibiau konkurencingi, didėja įmonės pelnas.
Pagamintos produkcijos neatitikčių valdymas
Pagamintos produkcijos neatitiktys, kurias nustato klientai, registruojami neatitikčių žurnale, priskiriamas vykdytojas, kurio darbo plane atsiranda neatitikties pašalinimo darbas.
Jei neatitiktis įvyko ne dėl įmonės kaltės, užregistruota neatitiktis paverčiama užsakymu, į kuri įtraukiami reikalingi neatitikties pašalinimui darbai ir medžiagos.
Neatitiktys gali būti registruojamos ir internetu. Klientai prisiregistruoja interneto svetainėje, pasirenka savo užsakymą, kuriam atsirado neatitiktis, ir įveda neatitikties aprašymą.
Užregistruota neatitiktis pasirodo programos neatitikčių registracijos žurnale. Toliau jį perduodama vykdyti kaip ir vadybininko užregistruota neatitiktis.
Klientai svetainėje gali matyti rezultatus kaip šalinama neatitiktis.
Šis sprendimas padeda greičiau pašalinti neatitiktis, taupo vadybininkų laiką neatitikčių registracijai ir bendravimui su klientais.
Staklių ir kitų gamybinių įrengimų aptarnavimo valdymas
Gamybos valdymo sistema gali padėti efektyviau aptarnauti gamybinius įrengimus, primindama apie planinius remontus, bei padėdama greičiau šalinti avarinius gedimus ir vykdyti jų apskaitą.
Pagrindiniai staklių ir įrengimų eksploatacijos valdymo uždaviniai, kurie sprendžiami verslo valdymo sistemoje:
1. staklių ir kitų įrengimų planinių aptarnavimo darbų metinio plano sudarymas;
2. mėnesinių aptarnavimo darbų plano formavimas iš metinio plano. Paskyrų darbams formavimas ir darbų vykdymo kontrolė ir apskaita;
3. avarinių gedimų registravimas, vykdytojų paskyrimas, atsarginių detalių užsakymas, gavimo bei panaudojimo apskaita.
Sudarant aptarnavimo planą , kiekvienoms staklėms ar darbo centrui pasirenkama kuriomis savaitės dienomis bus vykdomi darbai, šių darbų sudėtis ir trukmė.
Programa kiekvieno mėnesio mechaninio skyriaus darbo plane parodo, kokioms staklėms turi būti atliekami planiniai aptarnavimo darbai. Iš darbo plano skyriaus vadovas gali paskirti darbų vykdytojus, atspausdinti paskyras darbų vykdymui, o įvykdžius darbus atžymėti jų įvykdymo datą ir laiką.
Atsitikus avariniams gedimams, registruojamas gedimas ir remonto darbas iš karto atsiranda mechaninio skyriaus dabų plane su aukštesniu prioritetu kaip planinis darbas.
Po gedimo diagnostikos pasirenkama iš sandėlio reikalinga atsarginė detalė arba įvedama į sistemą ir suformuojamas užsakymas pirkimui. Gavus detalę, ji yra pajamuojama ir nurašoma užregistruotam gedimui.
10. Projektų valdymo sprendimai
Iš verslo valdymo sistemos pozicijų projektu laikysime kliento užsakymą, kurio įvykdymui reikalinga atlikti eilę darbų per tam tikrą laikotarpį ir atsiskaityti su klientu ne atliktais darbais, bet sukurtu tam tikru rezultatu, pav. pastatytu namu, įdiegta verslo valdymo sistema, paruošta projektine dokumentacija ir pan. Atliekant tam tikrus projektus gali būti ne tik atliekami darbai, bet ir panaudojamos medžiagos, patiekiamos programos, pagaminami reikalingi projekto įvykdymui gaminiai, todėl projekto valdymas gali apimti ne tik darbų atlikimo valdymą bet ir medžiagų tiekimo valdymą bei gamybos valdymą.
Tokiems kompleksiniams projektams vienas iš aktualiausių uždavinių tampa projekto plano sudarymo ir jo vykdymo kontrolės uždavinys.
Kiti verslo valdymo sistemos uždaviniai, tokie kaip medžiagų tiekimo valdymas ir apskaitos, darbų valdymo, gamybos valdymo, finansų valdymo – vykdomi kaip ir kitos paskirties sistemose (gamybinės, prekybinėse, paslaugų) tik turi būti susieti su kiekvienu vykdomu projektu.
Šių uždavinių sprendimai buvo išnagrinėti aukščiau, todėl toliau panagrinėsime tik šių uždavinių sprendimo skirtumus projektų valdymo atveju, bei projektų planavimo ir kontrolės uždavinio sprendimus.
Projekto sąmatos sudarymo sprendimai
Projekto sąmatos paruošimui statybiniuose projektuose naudojamos valstybės mastu patvirtinti įkainiai. Šie įkainiai platinami kartu su specializuotomis statybinių sąmatų programomis. Projektų sąmatos verslo valdymo sistemoje gali būti gaunamos dviem būdais:
1. importuojant iš sąmatų programos paskaičiuotos sąmatos bylą į verslo valdymo sistemą
2. importuojant normatyvinę bazę, o sąmatas skaičiuojant verslo valdymo sistemoje.
Ruošiant komercinius pasiūlymus projektams dažnai sunku įvertinti visus reikalingus jiems atlikti resursus -darbus, medžiagas, gaminius. Todėl, ruošiant komercinius pasiūlymus projekto sąmatos dažnai sudaromos tik apytiksliai. Pvz., statybiniuose projektuose tiksliau paskaičiuojant medžiagas, darbai įvertinami procentaliai nuo medžiagų kainos. Pagal tokią apytikrę sąmatą sudaroma sutartis. Kad užbaigus projektą būtu galima sužinoti kiek įmonei kainavo projektas bei ją palyginti su užsakymo sudaryta sąmata, verslo valdymo sistemoje kliento užsakymas išsaugomas “Projektas” . Darbo su projektu eigoje jo sąmata gali būti papildoma, keičiama pagal faktinius projekto vykdymo poreikius.
Projekto vykdymo etapų planavimas ir valdymas
Dideli projektai vykdomi etapais, kuriuos užbaigus atsiskaitoma su klientu -išrašomi aktai, PVM sąskaitos –faktūros. Verslo valdymo sistemos požiūriu projekto etapas, tai užsakymo dalis, kuris gali būti vykdomas kaip savarankiškas užsakymas.
Todėl vykdant projektą etapais, į sistemą įvedami etapų pavadinimai, terminai, bei išdalinama viso projekto sąmatos pozicijos kiekvienam etapui.
Toliau, sudarius viso projekto vykdymo planą, kiekvienas etapas valdomas kaip atskiras kliento užsakymas.
Projekto plano sudarymas
Projekto vykdymo plano grafiko sudarymui geriausiai maksimaliai panaudoti projekto sąmatos duomenis. Paverčiant sąmatą projekto grafiku, darbai iš sąmatos persirašo kaip grafiko darbai, sąmatoje esančios medžiagos paverčiamos grafike medžiagų tiekimo darbais, o gaminiai – gamybos darbais.
Suplanavus projekto grafike esančių darbų (tame tarpe tiekimo ir gamybos) pradžios ir pabaigos terminus ir paskyrus vykdytojus, programa šiuos terminus bei vykdytojus perrašo vykdymui:
1. į darbų vykdymo planą -reikalingus atlikti projektui darbus;
2. į tiekimo užsakymų planą- užsakymus medžiagoms su užsakymų įvykdymo terminais;
3. į gamybos užsakymų planą- užsakymus gamybai su gaminių gamybos terminais.
Toliau darbai valdomi iš darbų valdymo plano, spausdinamos paskyros, priskiriami vykdytojai (jei nebuvo priskirti grafike). Kai tam tikras darbas įvykdomas, darbų vadovas atžymi jo įvykdymą. Kartu darbo įvykdymas atsispindi ir projekto bendrame vykdymo grafike.
Medžiagų užsakymai valdomi iš užsakymų tiekimui plano-siunčiami užsakymai tiekėjams, gavus pajamuojami. Pajamavimo data kartu atsispindi ir projekto bendrame grafike prie medžiagų užsakymo darbų.
Analogiškai projekto grafiko vykdymo kontrolė vyksta ir gamybos atveju- pagaminus ir užpajamavus gaminius, pajamavimo data tampa projekto grafiko gamybos darbų įvykdymo data.
Toks projektų valdymo sprendimas leidžia su minimaliomis sąnaudomis sukoordinuoti skirtingas projekto veiklas (darbus, tiekimą, gamybą), efektyviau kontroliuoti sudėtingų projektų vykdymą.
