Daugelis įmonių žemo darbo našumo, blogo klientų aptarnavimo priežastimi laiko viską apimančios verslo valdymo sistemos nebuvimą (žr. www.esparama.lt ).
Išnagrinėjus įvairių įmonių veiklą, išskiriame tipinius procesus, kuriuos galima automatizuoti verslo valdymo sistemos pagalba:
1. Prekių, paslaugų, gaminių kainynų-katalogų sudarymas ir keitimas
2. Naujų klientų paieška ir esamų klientų skatinimas naujiems pirkimams
3. Kontaktų su klientais valdymas-registravimas, planavimas, vykdymo kontrolė,
4. Komercinių pasiūlymų, sutarčių ir užsakymų vykdymui ruošimas bei vykdymo kontrolė
5. Pardavimų parduotuvėse apskaita
6. Elektroninė komercija
7. Tiekimo procesų valdymas
8. Paslaugų klientams ir darbų vykdymo valdymas
9. Gamybos valdymas
10. Projektų valdymas
11. Atlyginimų skaičiavimas
12. Buhalterinė apskaita
13. Dokumentų valdymas
Paskutinėje straipsnio dalyje detaliau nagrinėjami 11-13 procesai, parodant pagrindinius sprendimus bei jų naudą. Ypač atkreipiamas dėmesys į būdą, kaip panaudoti internetą šių sprendimų efektyvumui didinti.
11. Atlyginimų skaičiavimo sprendimai
Darbuotojų suinteresuotumo didinimui verslo valdymo sistemoje atlyginimai skaičiuojami nuo darbo rezultatų , kartu įvertinant išdirbtą laiką bei mokesčių lengvatas ir įsipareigojimus.
Darbo užmokesčio paskaičiavimas nuo darbo rezultatų galimas dviems metodais:
1. darbų įkainius ir procentus, pagal kuriuos skaičiuojamas užmokestis, nustatyti taip, kad paskaičiavus darbo užmokestį nuo rezultatų, jis būtų didesnis už sutartą minimalų darbo užmokestį;
2. nustatyti mažesnius kaip pirmu metodu įkainius, kad paskaičiuotas užmokestis nuo rezultatų būtų kaip priedas (premija) prie nustatyto darbuotojui jo minimalaus darbo užmokesčio.
Paprastai darbuotojų apmokėjimo sistemos nuo darbo rezultatų įdiegimui trukdo tai, kad labai sunku šiuos rezultatus užfiksuoti. Kompleksinėje verslo valdymo sistemoje, kur visos pagrindinės įmonės veiklos funkcijos vykdomos programos pagalba, automatiškai užfiksuojami visi reikalingi atlyginimui nuo darbo rezultatų duomenys -belieka tik iš šių duomenų pagal tam tikras taisykles paskaičiuoti darbo užmokestį.
Darbuotojų darbo rezultatų vertinimas priklauso nuo darbuotojų vykdomos veiklos įmonėje.
Aktyvią klientų paiešką telefonu vykdantiems darbuotojams darbo rezultatas bus naujai surastas klientas, kuris pradės pirkti įmonės produkciją. Verslo valdymo sistema fiksuoja darbuotoją, kuris užregistravo susidomėjusio pasiūlymu potencialaus kliento paklausimą ir jei suranda užfiksuotą pirmą pardavimą (kas įvykdė pardavimą šiuo atveju nesvarbu), priskaičiuoja pastoviai nustatytą užmokesčio dydį ar premiją šiam darbuotojui.
Pardavimus atliekantiems darbuotojams (vadybininkams, pardavėjams), jų darbo rezultatas yra parduotos prekės ar paslaugos. Išeities duomenys atlyginimo skaičiavimui yra įvykdyti užsakymai, kuriuos užregistravo darbuotojas. Šiems užsakymams sistema paskaičiuoja pardavimo sąlyginį pelną bei, pagal iš anksto nustatytą darbuotojui procentą,-atlyginimo ar premijos dydį.
Pirkimus atliekančių vadybininkų darbo rezultatas yra kuo pigiau nupirktos reikiamos medžiagos, prekės ar paslaugos. Todėl sistemoje fiksuojama, kas padarė užsakymus tiekėjams, kokiomis kainomis buvo gautos prekės ir koks buvo tų prekių pardavimo pelnas. Nuo šio pelno ir paskaičiuojamas pagal darbuotojui nustatytą procentą jo darbo užmokestis ar pelnas.
Darbus vykdantiems darbuotojams, bei darbininkams vykdantiems gamybines operacijas darbo rezultatas yra atliktas darbas. Atlikti darbai ir gamybinės operacijos fiksuojami verslo valdymo sistemoje vykdant darbų ir gamybinių operacijų valdymą. Todėl atlyginimo paskaičiavimui tereikia paskaičiuoti pagal įkainius žinyne darbuotojo atliktų darbų kainą už nustatytą laikotarpį.
Padalinių vadovų darbo rezultatas yra efektyvus jų vadovaujamų darbuotojų darbas, kuris gali būti išmatuojamas jų uždirbtų atlyginimu, nuo darbo rezultatų. Todėl, padalinių vadovams darbo užmokestis ar premija nuo rezultatų skaičiuojamas kaip nustatytas procentas nuo jiems pavaldžių darbuotojų paskaičiuoto darbo užmokesčio.
Nedidelėse įmonėse vienas darbuotojas gali užsiimti skirtinga veiklą, pvz.,., pardavimais ir vadovavimu ir pan. Tada darbo užmokestis paskaičiuotas kiekvienai veiklai, sudedamas visoms vykdomoms veikloms.
Šis darbo užmokesčio nuo rezultatų paskaičiavimo sprendimas leidžia be papildomų darbo sąnaudų įdiegti efektyvią darbuotojų skatinimo sistemą, kuri būtų naudinga tiek darbuotojams, tiek įmonei.
12. Dokumentų valdymo sprendimai
Verslo įmonėse pastoviai vyksta darbas su dokumentais, kuris dažnai užima daug laiko dokumentų paruošimui, vykdymo kontrolei bei paieškai.
Kompleksinėje verslo valdymo sistemoje galima išskirti sekančius darbo su dokumentais uždavinius:
1. dokumentų ruošimas
2. dokumentų registracija ir vykdymo kontrolė
3. dokumentų saugojimas ir paieška.
Daugiausia ruošiami tokie dokumentai kaip sutartys ir darbų įvykdymo aktai, bei buhalteriniai dokumentai -PVM sąskaitos faktūros, krovinių išvežimo važtaraščiai, vidinio prekių perdavimo važtaraščiais ir pan. Visus šiuos dokumentus formuoja verslo valdymo sistema iš klientų užsakymų duomenų, todėl sutapoma labai daug darbo laiko ir išvengiama klaidų perrašant duomenis.
Svarbu sutikrinti, kad visi išrašyti buhalteriniai dokumentai būtų susegti ir nedingtų. Tuo tikslu gali būti panaudota skenavimo technologija- spausdinant dokumentą ant jo atspausdinamas originalus brūkšninis kodas, o norint sutikrinti ar visi atspausdinti sąrašo dokumentai yra segtuve, prieš segant skenuojami skeneriu, atžymint skenavimo datą.
Užregistravus gautus dokumentus, dažnai reikalinga jam priskirti vykdytoją, kuris turi atsakyti į gautą dokumentą. Verslo valdymo sistemoje priskyrus dokumentui vykdytoją, atsiranda planinis darbas paskirto vykdytojo darbo plane, todėl vykdytojas nepamirš dokumento, kol į jį neatsakys.
Verslo valdymo sistemos pagalba sukurti dokumentai ar nuskenuoti dokumentai su parašais, patalpinami į sistemos duomenų bazę. Tada šie dokumentai tampa pasiekiami kitiems darbuotojams, kuriems jie reikalingi.
Dokumentai gali būti surasti per paieškos sistemą pagal įvairius jų registracijos kriterijus.
Siunčiant laiškus klientams, laiške įdedamos nuorodos ir reikalingų dokumentų bylos. Klientas, gavęs laišką, iš šios nuorodos gali atsisiųsti dokumentą.
Šie dokumentų valdymo sprendimai taupo įmonės darbuotojų laiką dokumentų ruošimui ir paieškai, bei padeda efektyviau dirbti su dokumentais.
13. Buhalterinės apskaitos sprendimai
Paprastai buhalterinė apskaita įmonėje reikalauja nemažo duomenų įvedimo darbo. Tam tikslui didesnėse įmonėse šį darbą atlieka vienas ar keli apskaitininkai, o mažesnėse apskaita užima nemažai įmonės savininkų laiko.
Kompleksinėje verslo valdymo sistemoje didžioji duomenų dalis susiformuoja vadybininkams vykdant verslo valdymo funkcijas. Tai pajamavimo, išdavimo, vidinio perkėlimo dokumentai, mokėjimai grynaisiais pinigais, atlyginimų paskaičiavimas. Šie duomenys be papildomų darbo sąnaudų panaudojami buhalterinei apskaitai, todėl atkrinta būtinybė turėti papildomus apskaitos darbuotojus, užtenka vyresnio finansininko, kurio pareigos yra atlikti mokėjimus tiekėjams, sekti klientų apmokėjimus, mokėti atlyginimus, bei pateikti ataskaitas mokesčių inspekcijai ir SODRAI. Visą šiai veiklai reikalingą informaciją vyr. finansininkas gauna iš sistemos.
Mažesnėms įmonėms tampa patogu naudotis specializuotų buhalterinių firmų paslaugomis, nes jos gali dirbti su programa internetu, gaudamos visą joms reikalingą darbui informaciją. Įmonės vadovai realiame laike mato buhalterinės įmonės darbą.
Išvados ir rekomendacijos
Kompleksinė verslo valdymo sistema gali įmonei padėti sutaupyti darbo užmokestį, geriau aptarnauti klientus, pakelti savo produkcijos ir paslaugų kokybę, padidinti pardavimus ir pelną. Įmonės vadovams tokia sistema padės efektyviau valdyti įmonę, ypač jei įmonė išsibarsčiusi tam tikroje teritorijoje. Darbuotojams lengviau atlikti savo funkcijas, jie gali atlikti daugiau naudingo darbo, tuo pačiu daugiau uždirbti.
Sunkiausia yra įsidiegti verslo valdymo sistemą, kadangi tam reikia įvesti į duomenų bazę žinynus, išmokti dirbti su programa, gali prireikti perskirstyti tarp darbuotojų pareigas ir funkcijas. Sistemos įdiegimas vyks greičiau jei įmonės kolektyvui bus gerai išaiškinta sistemos nauda ir visi noriai dalyvaus diegiant naują sistemą.
Kompleksinę verslo valdymo sistemą gali įsidiegti tiek didelė, tiek maža įmonė.
Didelėms įmonėms tikslinga įsigyti verslo valdymo programą ir duomenis laikyti savo serveryje.
Mažoms įmonėms tikslinga nuomotis programą, o duomenis laikyti paslaugų tiekėjo serveryje, t.y. naudotis programa kaip paslauga. Šis programos ir jos darbui reikalingo serverio resursų naudojimosi metodas, dar vadinamas “debesų technologija” paskutiniu metu labai sparčiai plinta pasaulyje ir Lietuvoje. Pagrindiniai “debesų technologijos” privalumai yra tie, kad nereikalingos didelės kapitalinės išlaidos programos bei serverio įsigijimui, todėl pačios pažangiausios verslo programos tampa pasiekiamos ir mažoms įmonėms.
