Pradėkime nuo pavadinimo verslo valdymo sistema. Chaotiškas verslo valdymas šiandieninėje rinkoje perspektyvos neturi. Todėl natūraliai ar tikslingai yra sudaroma tam tikra sistema verslui valdyti. Ši verslo valdymo sistema apima daug elementų, tarp kurių galima paminėti verslo proceso valdymą, darbuotojų funkcijų procese pasidalinimą, užduočių valdymą, proceso kokybines charakteristikas, verslo, kaip visumos, kokybės charakteristikas, vadybinių sprendimų priėmimo procedūras, vadybinių sprendimų priėmimo taisykles, ir panašiai. Kuo yra brandesnė verslo valdymo sistema, tuo daugiau verslo elementų ji apima ir tuo sudėtingesnės yra sąsajos tarp šių elementų.
Informacinių technologijų(IT) kontekste verslo valdymo sistema yra visuma IT priemonių, skirtų automatizuoti tam tikrus verslo valdymo sistemos apibrėžtus uždavinius. Čia galima kalbėti apie verslui valdyti skirtą programinę įrangą, kompiuterių infrastruktūrą (kompiuterių tinklą), duomenų perdavimo infrastruktūrą.
Teoriškai galima kalbėti apie vieningą programinę įrangą, automatizuojančią pasirinktų verslo valdymo uždavinių sprendimą. Tačiau verslo praktikoje dažniau verslo valdymo uždaviniai yra automatizuojami palaipsniui, pirmiausiai automatizuojant didžiausią įtaką verslui turinčius uždavinius. Tokiu būdų palaipsniui auga įdiegtų programų skaičius, o tuo pačiu auga ir verslo valdymo kompiuterizavimo branda.
Žiūrint verslo valdymo kompiuterizavimo brandos aspektu, bet kuri programinė įranga, skirta automatizuoti bet kurio verslo valdymo uždavinio sprendimą kartu su jos darbui reikalinga kompiuterių infrastruktūra gali būti vadinama verslo valdymo sistema. Tačiau šiuo atveju reikia patikslini, apie kokį verslo valdymo uždavinį ar uždavinių grupę kalbame. Akivaizdu, kad apskaitos, dokumentų valdymo, personalo valdymo, ar santykių su klientais valdymo programinė įranga automatizuoja skirtingus verslo valdymo uždavinius. Pavadinus šias programas bendriniu verslo valdymo programinės įrangos vardu, tampa neaišku, kokius uždavinius ji sprendžia ar turi spręsti.
Programinė įranga, pateikiama kaip vienas produktas, gali spręsti vieną verslo valdymo uždavinį ar kelis. Be to , gali iš esmės skirtis sudėtingumas ir sprendimo kokybė uždavinių, kuriuos sugeba spręsti tuo pačiu vardu vadinama programinė įranga. Pavyzdžiu galėtų būti apskaitos ir resursų valdymo programos (angl. ERP). Lietuvoje yra naudojamos programos Pragma, AXAPTA, SAP. Kas yra bent kiek susipažinęs su šiomis programomis žino, kad jos iš esmės skiriasi savo galimybėmis ir kaina. Todėl nepakanka paskelbti, kad ieškote apskaitos ir resursų valdymo programos. Būtina patikslinti, kokio sudėtingumo uždavinius sprendžiate jūsų versle ar ketinate spręsti netolimoje ateityje.
Valdant verslą reikia tvarkyti verslo informaciją, valdyti verslo procedūras ir užtikrinti informacijos komunikavimą. Pirmiausiai informacinės technologijos buvo panaudotos verslo informacijos tvarkymui. Vėliau IT buvo pritaikytos informacijos mainų automatizavimui. Pastaruoju metu didelis dėmesys yra skiriamas lanksčiam verslo procedūrų valdymui. Šioje srityje taip pat reikia išskirti du atvejus. Pirmu atveju visą procedūrą atlieka vienas žmogus. Valdant procedūros vykdymą, pakanka vykdytojui pateikti procedūros žingsnius (angl. Workflow) ir kontroliuoti jų atlikimą. Programos (ar jų dalys), sprendžiančios šį uždavinį, yra vadinamos vedliais (angl. Wizard). Antru atveju procedūrą vykdo grupė asmenų tinkamu būdu tarpusavyje sąveikaudami. Valdant tokią procedūrą, kiekviename jos žingsnyje reikia suformuoti užduotį eilinį procedūros žingsnį vykdančiam darbuotojui ir kontroliuoti užduoties įvykdymą. Procedūros taip pat yra siejamos tarpusavyje į tam tikras procedūrų sekas. Programos, valdančios verslo procedūrų sekas, vykdomas grupės darbuotojų, yra vadinamos procesų eigos valdymo programomis (angl. Workflow Management Software) arba tiesiog verslo procesų valdymo programomis (angl. Business Process Management Software).
Dažniausiai verslui valdyti įmonės įsidiegia kelias programas (produktus). Vien dėl to, kad jos yra skirtos tam pačiam verslui valdyti, šios programos dar netampa verslo valdymo sistema. Būtina sąlyga joms tapti sistema yra informacijos mainai tarp šių programų. Dažniausiai turima omenyje automatinius mainus. Tačiau informacijos mainuose gali dalyvauti ir žmogus. Svarbiau yra tai, kad perduodant informaciją iš vienos programos į kitą, nereikėtų keisti informacijos formato. Kitais žodžiais tariant, programos turi būti suderintos informacijos mainų atžvilgiu. Geru tokio suderinamumo pavyzdžiu yra Microsoft Office programų rinkinys.
Taigi, kalbant apie verslo valdymo sistemą (VVS) IT kontekste reikia aiškiai įvardinti:
- Kokius uždavinius turi spręsti VVS. Uždavinių apibūdinimui yra patogu naudoti įprastas verslo kategorijas: apskaita, išteklių valdymas, žmogiškųjų išteklių valdymas, dokumentų valdymas, verslo proceso valdymas ir panašiai.
- Kokius produktus pageidaujama sujungti į sistemą ar norima, kad visus uždavinius apimtų vienas produktas,
- Ar VVS turi užtikrinti informacijos mainus (automatinius?) su kitomis sistemomis,
- Ar egzistuoja ar turi būti įdiegta kompiuterių infrastruktūra (kompiuteriai, tinklo priemonės, sisteminė programinė įranga), užtikrinanti VVS programų darbą.
Ši informacija, kartu su kai kuria kita technine informacija, yra pateikiama reikalavimų verslo valdymo sistemai dokumente. Šio dokumento pagrindu yra rengiamos VVS specifikacijos, naudojamos rengiant sistemą diegimui.
Dr. Kazys Kavaliauskas
IT ir verslo procesų valdymo konsultantas
